Así se debe leer el correo electrónico laboral

Esta es una labor que te puede quitar mucho tiempo, es necesario que sepas priorizar los mensajes y que no tardes demasiado en dar respuesta.

Consejos profesionales /
Archiva cada mensaje después de que gestiones la respuesta adecuada. Estos mensajes podrían ser requeridos en el futuro. Foto: 123rf.com.
Archiva cada mensaje después de que gestiones la respuesta adecuada. Estos mensajes podrían ser requeridos en el futuro.

El correo electrónico ya no solo es una herramienta de comunicación rápida, sino que se ha convertido en una especie de carga laboral para algunos empleados. Hay que aprender a gestionar los mensajes sin que se afecte el rendimiento y la productividad de tu trabajo.

Alexandra Arango, directora de Desarrollo de Competencias en Megared Consultores, aconseja por ejemplo, que después de un fin de semana, tú leas los e-mails pendientes desde los más antiguos hasta los más recientes, de forma selectiva, priorizando su atención por nombre del remitente, asunto y antigüedad.

“Destina momentos periódicos del día para ver tus correos y ajústate a ellos, siempre que no estés esperando un mensaje importante”, asegura.

Cada e-mail que requiera una acción inmediata no debe ser archivado: gestiona o reenvía.

Según el holandés Jeroen Sangers, consultor de productividad y especialista en GTD (Get Things Done), estos periodos no deberían tomar más de 12 minutos. Una vez alcanzado este tiempo, dice Sangers, suspende la revisión de tus correos y continúa con tus actividades laborales.

Camilo Jiménez Calderón, gerente de Información y Contenidos de Mistral Comunicaciones, agrega que definitivamente hay que darle la importancia que merece a cada correo. “Hay muchas herramientas que se pueden utilizar para que esta revisión no se convierta en una tortura diaria. Por ejemplo, hay carpetas donde se pueden direccionar los correos -se recomienda un máximo de 5 carpetas- que pueden catalogarse como ‘oficina’, ‘jefe’, ‘proveedor1’, ‘cliente3’, ‘personal’, etc.”.

Los e-mails atendidos deben ser archivados o borrados. Mantén tu bandeja de entrada vacía.

Finalmente, todos los correos que sean personales se deben leer en las tardes o en las noches, cuando ya se haya culminado con la jornada laboral.

¿Cuánto tiempo debes dedicar?

Revisar correos consume mucho tiempo y a veces distrae a las personas de su trabajo. “Por este motivo, si no hay una necesidad real de revisarlos, es aconsejable que cada hora se dediquen 5 minutos, máximo, a su revisión y gestión”, expresa Camilo Jiménez Calderón, gerente de Información y Contenidos de Mistral Comunicaciones.

Pablo Alejandro Alzate
Contenido@elempleo.com 

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