Así se debe organizar una reunión laboral efectiva

Las reuniones sirven para llegar a acuerdos, encontrar consensos, presentar proyectos y generar trabajo colaborativo. No se debe abusar de ellas.

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Deben plantearse objetivos claros y cumplir los tiempos estimados para la reunión.  Foto: 123rf.com
Deben plantearse objetivos claros y cumplir los tiempos estimados para la reunión. Foto: 123rf.com

Seguramente te ha pasado que te citan a reuniones de trabajo que son insulsas y que te hacen perder el tiempo. Las personas que las agendan tienen la responsabilidad de planearlas y hacer que sean efectivas.

Según Carol Becerra, VP de Gestión Humana de Terranum, las reuniones son efectivas y generan productividad siempre y cuando se cumpla el objetivo planteado.

Las reuniones que logran su propósito son el resultado de “una buena metodología, planeación e implementación. Esto debe incorporarse como un hábito sano en las compañías y poco a poco debe convertirse en una cultura, en modo de ser y actuar”, afirma.

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Una reunión no es un fin en sí misma, sino un instrumento para ayudar a lograr una meta, solucionar una situación o informar un tema. Las reuniones reflejan las características de las personas que las conducen y las organizaciones que ellas representan. “Por eso, la solución a la falta de efectividad de las reuniones no es reducir su número sino hacerlas más eficientes”.

Mantén el foco y la dinámica de la reunión y promueve la participación.

La finalidad de una reunión es facilitar el diálogo, la inclusión y la resolución de problemas o exposición de proyectos. Algunos consejos que Becerra ofrece para que una cita o junta laboral sea efectiva son, por ejemplo, fijar un propósito, llegar cinco minutos antes, organizar la logística, definir agenda y compartirla, asistir preparado, no usar el celular y programarla entre las 9:00 a.m. y 4:00 p.m.

Es importante hacerle seguimiento a la agenda, asignar roles, plantear temas, permitir distintas opiniones, ser conciso y mantener el enfoque. Además, llegar a acuerdos, definir próximos pasos, asegurarse de transmitir las tareas a quien corresponda y a tiempo. Finalmente, no olvides agradecer, terminar puntualmente y plasmar acciones de mejora. 

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Para Becerra, las reuniones deben tener un antes, en el que se debe tener claro el propósito, los resultados esperados, los insumos necesarios y las personas requeridas. Un durante, que reconecta y donde se comparte el trabajo acordado en la reunión anterior, además se resumen decisiones adoptadas. Y un después, que consiste en preparar y enviar las minutas de lo conversado, apoyar y monitorear la implementación de las acciones acordadas, y retroalimentar con ideas para la próxima reunión.

En las reuniones hay tres roles claros que se deben potencializar: “el coordinador, que planea y coordina. El relator, que escucha y lleva atenta nota del desarrollo. Y el facilitador, que apoya y orienta las intervenciones”, concluye Becerra.

9 tips para que las reuniones laborales sean efectivas

1. Llegar cinco minutos antes de la hora para iniciar a tiempo. 

2. Enfocarse en los objetivos de la reunión.

3. Compartir solo la información relevante. 

4. Ser claro y conciso. 

5. No celulares.

6. Anotar información relevante, más los acuerdos a los que se llegue. 

7. Compartir con los presentes las tareas y pasos a seguir. 

8. Todas las conversaciones y comentarios deben ser respetuosos. 

9. Enviar acta y mail de seguimiento en las próximas 24 horas. 

Pablo Alejandro Alzate
Contenido@elempleo.com   

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