Inspecciones en los centros de trabajo, ¿Cómo enfrentarlas?

Tanto el MTSS como la CCSS pueden efectuar visitas a los centros de trabajo en cualquier momento y solicitar la entrega de diversa información.

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Tener los documentos en regla y prever las visitas es la mejor herramienta para las empresas. Foto:123rf.com
Tener los documentos en regla y prever las visitas es la mejor herramienta para las empresas. Foto:123rf.com

El día a día de las actividades productivas del país y las consecuencias que se generan sobre las distintas modalidades de las contrataciones laborales y no laborales , genera una innegable y creciente necesidad de revisar con sumo cuidado las condiciones en que se prestan los servicios a lo interno de las organizaciones.

En nuestro país es por medio de la Inspección del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) que se garantiza el adecuado seguimiento y verificación de los derechos y obligaciones de los trabajadores y patronos. Asimismo, debe tenerse en cuenta que lo referente a la verificación del cumplimiento de la legislación de seguridad social, le corresponde, también, a los inspectores de la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS).

Bajo el anterior contexto, cabe preguntarse: ¿Cumple su organización con sus obligaciones como patrono? ¿Incluye a la totalidad de sus trabajadores en las planillas que deben reportarse mensualmente ante la CCSS y procede con el reporte completo de lo pagado? ¿Mantiene a ciertas personas bajo la figura de servicios profesionales o bien subcontrata servicios a otra empresa? ¿Su esquema de jornadas y pagos al personal es conforme con las reglas que dicta el Código de Trabajo? Al menos estas cuantas interrogantes surgen cuando se debe revisar el nivel de cumplimiento de la legislación de cualquier empleador y se enfrenta una eventual inspección.

Como parte de la actividad de resguardo y cumplimiento de los derechos laborales, cabe destacar que las principales acciones de la inspección del MTSS o bien de la CCSS se dan por la medio de la denuncia de la parte interesada en la fiscalización de las condiciones o por la iniciativa planificada de la Inspección de la correspondiente entidad, esta última refiere a la labor tendiente a divulgar, informar, asesorar a empleadores y trabajadores, para prevenir y verificar infracciones en contra de la legislación laboral y de seguridad social.

La fiscalización en cuanto al cumplimiento de la legislación aplicable y el correcto tratamiento de las relaciones laborales y no laborales se da principalmente con la visita a las instalaciones de la organización, esto por parte del inspector a cargo del asunto. Sea un inspector del MTSS o de la CCSS, es fundamental conocer la manera correcta en la que debe atenderse a dichos funcionarios.

Para estos efectos, conviene tener claro que los inspectores pueden solicitar información relacionada con los temas sobre los cuales trata la inspección e incluso pueden entrevistar a las personas que estimen pertinente, sin que se pueda generar mayor oposición por parte de la empresa. Ahora bien, para los requerimientos de información escrita que puedan darse, es importante aclarar que la respectiva solicitud debe efectuarse por escrito y se tendrá un plazo específico para su oportuna atención.

Dentro de dicho plazo, que puede variar según sea una inspección de la CCSS o bien del MTSS, es recomendable que la organización proceda con la oportuna atención, pues el rumbo y desenlace del trámite de inspección en mucho dependerá del abordaje correcto de esta etapa en la que se presentan documentos y pruebas sobre los temas objeto de revisión. Cada ciclo inspectivo, indistintamente de la Autoridad Administrativa que lo tenga a cargo, está sujeto a una serie de reglas y formalismos, cuyo cumplimiento es estrictamente necesario tanto para el empleador o empresa contratante de servicios, como para la misma institución que efectúa la inspección.

A modo de conclusión, la mejor recomendación a un empleador o empresa contrante de servicios, sin lugar a dudas, siempre será procurar el cumplimiento del Código de Trabajo y la legislación de seguridad social; dicho lo anterior, no está de más tener claro que la eventual inspección puede suceder en cualquier momento, por ende, una segunda recomendación, es tener absoluta claridad sobre la manera correcta en que la misma debe ser atendida, no solo para cumplir en plazo con todo lo que se llegue a solicitar, sino también para presentar la información correcta para los intereses de la misma empresa.


Ronald Gutiérrez Abarca

Socio BDS Asesores Jurídicos

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