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Título
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ASISTENTE DE GESTION DOCUMENTAL II-TEMPORAL
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Descripción
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Gestionar el proceso integral de control, depuración, inventariado, disposición final y retorno a custodia de los expedientes estudiantiles y documentación asociada, mediante la extracción, revisión física, aplicación de la Tabla de Plazos de Conservación, clasificación para conservación o eliminación, elaboración de inventarios, preparación para destrucción certificada y seguimiento de la cadena de custodia, garantizando el cumplimiento normativo institucional.
Principales Responsabilidades:
1. Extraer los expedientes físicos desde el custodio externo mediante inventarios oficiales y listados de solicitud para conciliar con los registros institucionales y mantener la cadena de custodia.
2. Verificar la coincidencia entre los inventarios del custodio y los listados internos para documentar observaciones y corregir diferencias identificadas.
3. Revisar cada expediente conforme a la Tabla de Plazos de Conservación (TPC) para determinar su conservación, transferencia o eliminación.
4. Asignar el destino documental de los expedientes de acuerdo con la TPC y la normativa vigente para identificar documentos con valor secundario.
5. Separar la documentación a conservar de la autorizada para eliminación, retirando elementos no archivísticos (metales, plásticos) y manteniendo el orden lógico del expediente.
6. Inventariar detalladamente los documentos que se conservarán, incluyendo número de expediente, serie o subserie, fechas extremas y volumen, para su retorno a custodia.
7. Elaborar los listados de eliminación con códigos de serie, años, unidades y volúmenes para evidenciar la correcta aplicación de la TPC.
8. Gestionar las firmas y actas de eliminación ante la Coordinación correspondiente para formalizar el proceso documental.
9. Clasificar los documentos aprobados para destrucción, empacarlos y sellarlos en cajas identificadas por lote para garantizar la confidencialidad de la información.
10. Otras funciones que el puesto requiera.
Requisitos:
1. Técnico profesional en Gestión Documental/Archivo o en Administración de Empresas
2. Mínimo 1 año de experiencia en puestos similares.
3. Office: Básico-Intermedio
4. Deseable Bachillerato Universitario en Gestión Documental/Archivo o en Administración de Empresas
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Requisitos
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Gestionar el proceso integral de control, depuración, inventariado, disposición final y retorno a custodia de los expedientes estudiantiles y documentación asociada, mediante la extracción, revisión física, aplicación de la Tabla de Plazos de Conservación, clasificación para conservación o eliminación, elaboración de inventarios, preparación para destrucción certificada y seguimiento de la cadena de custodia, garantizando el cumplimiento normativo institucional.
Principales Responsabilidades:
1. Extraer los expedientes físicos desde el custodio externo mediante inventarios oficiales y listados de solicitud para conciliar con los registros institucionales y mantener la cadena de custodia.
2. Verificar la coincidencia entre los inventarios del custodio y los listados internos para documentar observaciones y corregir diferencias identificadas.
3. Revisar cada expediente conforme a la Tabla de Plazos de Conservación (TPC) para determinar su conservación, transferencia o eliminación.
4. Asignar el destino documental de los expedientes de acuerdo con la TPC y la normativa vigente para identificar documentos con valor secundario.
5. Separar la documentación a conservar de la autorizada para eliminación, retirando elementos no archivísticos (metales, plásticos) y manteniendo el orden lógico del expediente.
6. Inventariar detalladamente los documentos que se conservarán, incluyendo número de expediente, serie o subserie, fechas extremas y volumen, para su retorno a custodia.
7. Elaborar los listados de eliminación con códigos de serie, años, unidades y volúmenes para evidenciar la correcta aplicación de la TPC.
8. Gestionar las firmas y actas de eliminación ante la Coordinación correspondiente para formalizar el proceso documental.
9. Clasificar los documentos aprobados para destrucción, empacarlos y sellarlos en cajas identificadas por lote para garantizar la confidencialidad de la información.
10. Otras funciones que el puesto requiera.
Requisitos:
1. Técnico profesional en Gestión Documental/Archivo o en Administración de Empresas
2. Mínimo 1 año de experiencia en puestos similares.
3. Office: Básico-Intermedio
4. Deseable Bachillerato Universitario en Gestión Documental/Archivo o en Administración de Empresas
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Área de trabajo
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Archivo:documentación
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Nivel
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Operativo – Asistencial
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Cantones
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San Pedro
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Salario
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Fecha publicación
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4/3/2026
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