Office coordinator

Contrato: Indefinido
Modalidad: Presencial
Ubicación: Escazú Village, piso 7
Horario: 6:00 a.m. a 3:00 p.m. o 7:00 a.m. a 4:00 p.m., a elegir
El Office Manager y Asistente de Liderazgo del Sitio brinda apoyo administrativo y operativo dedicado al Gerente General del sitio de Costa Rica, al mismo tiempo que asume la gestión diaria de la oficina. El puesto combina asistencia de nivel ejecutivo con un fuerte énfasis en la responsabilidad por las instalaciones, proveedores, EHS (salud, seguridad y medio ambiente), eventos y el presupuesto operativo de la oficina.

Responsabilidades
• Gestionar las operaciones diarias de la oficina y las instalaciones (mantenimiento, limpieza, equipos y espacios de trabajo).
• Ser el punto de contacto principal con el arrendador, temas de arrendamiento, requisitos de zona franca y escalamientos de instalaciones.
• Coordinar mudanzas, cambios de espacios y mejoras del sitio.
• Gestionar proveedores: cotizaciones, negociación de acuerdos y precios, y supervisión de su desempeño.
• Administrar presupuestos de oficina, órdenes de compra, facturas y pagos a proveedores; reportar gastos a liderazgo.
• Mantener documentación de proveedores, contratos y registros de servicio.
• Coordinar salud ocupacional, seguridad y cumplimiento normativo (bombero, primeros auxilios, emergencias y evacuaciones).
• Brindar apoyo administrativo al Líder del Sitio: calendario, viajes, reuniones y gastos.
• Asistir a RRHH en onboarding (espacio de trabajo, equipos y orientación) y colaborar con TI en inducciones.
• Planificar y ejecutar eventos (off-sites, celebraciones, actividades de compromiso y responsabilidad social), incluyendo presupuesto y logística.

Requisitos (Must-Have)
• Mínimo 3 años de experiencia en gestión de oficinas, instalaciones, administración ejecutiva u operaciones de lugar de trabajo.
• Experiencia gestionando proveedores, contratos, presupuestos y órdenes de compra.
• Fuertes habilidades organizativas y de gestión de proyectos, con capacidad de manejar múltiples prioridades.
• Capacidad de anticipar necesidades, trabajar de forma independiente y ejercer buen juicio con mínima supervisión.
• Excelente comunicación escrita y verbal en inglés.
• Dominio de Microsoft 365 (Outlook, Excel, PowerPoint y Teams).
• Conocimiento de prácticas de salud y seguridad laboral.

Nice-to-Have
• Experiencia apoyando a un Gerente General o Líder de Sitio en una organización global.
• Experiencia en Zona Franca o entorno operativo regulado.
• Familiaridad con procesos de compras, seguimiento de presupuestos y administración de contratos

Profesional

Bachillerato universitario

Otros Bachillerato Universitario

3 años de experiencia

1 Vacante