Asistente de dirección

Descripción general

SE REQUIERE ASISTENTE DE DIRECCIÓN
Las principales funciones a desarrollar son las siguientes:

1. Asumir las típicas funciones secretariales de la Dirección, cuidando de una perfecta ortografía, orden y presentación de documentos. Esta función implica escribir con perfecta presentación acordada con el Director, los documentos que le entregue el Director.
Allí debe hacerse una perfecta revisión de formato, de títulos, de espacios, de unidad de fuente y de diseño de estilo
2. Dictados y lectura de documentos: el Director acostumbra a hacer dictados, los cuales deben ser tomados directamente en el computador o a mano según el caso.
3. Acompañar al Director a toda clase de reuniones sociales o empresariales, cuidando en todo tiempo de su perfecta presentación personal, de su comportamiento personal y profesional y de su protocolo y etiqueta.
4. Agenda: Se debe llevar la agenda del Director y se le debe informar el día anterior, cuales citas tiene para el día siguiente. Del mismo modo, con él se sabrán que visitas adicionales se esperan, de tal manera que al abrir la puerta se pueda saludar con propiedad al visitante.
5. Atender las llamadas para el Director en caso de que éste se encuentre ausente.
6. Ejercer todas las actividades inherentes a la administración y al servicio al cliente (atención al cliente interno y externo) de nuestra Oficina.
7. Realizar las típicas funciones de elaboración de cotizaciones, manejo de agenda de los Abogados y de la sala de juntas, manejo del mensajero, manejo de cartera, realización de actas, elaboración de presentaciones corporativas, compra de insumos, faltantes y tiquetes aéreos, Recepción de llamadas, recepción y distribución de correspondencia, etc.

Requisitos para postularse

8. Administración de archivo: (15 comunicaciones que llegan por día en promedio), así como encargarse de la radicación de documentos y de la organización de la correspondencia recibida y enviada. Se debe responder porque el archivo de cada firma se encuentre al día.
9. Realizar actividades desde la más pequeña como ordenar documentos en un computador hasta realizar presentaciones para conferencias internacionales.
10. Contactos: (5 tarjetas por día) mantener actualizado el Outlook, los directorios telefónicos de contactos de las Empresas y pedir las tarjetas de presentación que recopile el Director o los demás Abogados.
11. Ejecutar las labores de digitalización de documentos, y fotocopiado.
12. Responder por la caja menor (ochocientos mil pesos ($800.000)), cuidando siempre de mantener identificados aquellos gastos que posteriormente serán reembolsados por los clientes de Nuestra Oficina.
13. Las demás necesarias para la buena marcha de las empresas.