Viajes de trabajo: fije bien las reglas

Regule pago de gastos y pólizas en el extranjero.

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Se recomienda contar con una política de viajes, al interior de la organización. Foto:123rf.com
Se recomienda contar con una política de viajes, al interior de la organización. Foto:123rf.com

Para muchas empresas, enviar a sus empleados a laborar fuera del país es tema de todos los días. Por ello se recomienda contar con una política de viajes, al interior de la organización, en temas como el seguro (emergencias y/o gastos médicos) y póliza de alquiler de vehículos, así como énfasis en el debido uso de las herramientas de trabajo, dentro y fuera, de la firma.

Además, resulta conveniente contemplar detalles como adelantos de dinero, reembolso de gastos y/o erogaciones no reembolsables y el comportamiento esperado por parte del empleado cuando realiza sus labores en otras fronteras. Como primer punto, una duda común es el reembolso del gasto, monto entendido como la devolución que realiza el patrono al trabajador que incurrió en alguna erogación inmediata, o relacionada con la ejecución de sus funciones. Estos gastos no pueden considerarse como salario porque no existe ninguna ventaja económica para el trabajador.

Más bien, el reembolso pretende compensar el gasto incurrido por el colaborador, quien no tiene porqué cubrir gastos necesarios para desarrollar su trabajo, mediante sus fondos. Dentro de los reembolsos más comunes encontramos el pago de viáticos, gastos de representación y el ?kilometraje?.

Para que dichos pagos no sean considerados como ingresos salariales, debe existir una liquidación efectiva del gasto. Para ello, se debe contar con comprobantes de pago incurridos al momento de liquidar cada gasto reclamado. En este punto, resulta importante que el patrono fije bien los parámetros de los montos razonables a gastar y los rubros a cubrir, con el fin de que estos mantengan su carácter no salarial.

Por ejemplo, definir montos de consumo para cada comida, según la región adonde se viaje o el cargo que se tenga dentro de la empresa. Un caso distinto ocurre cuando se le entrega al trabajador una suma fija y permanente de viáticos. Estos son montos que no liquida, ni documenta y se convierten en gastos discrecionales que, incluso, pudo no gastar, fondos que sí adquieren naturaleza salarial.

Así lo fijó la Sala II cuando afirma que ?los viáticos integran el salario cuando constituyen una ventaja económica, y en la medida en que ello ocurra, en especial cuando se recibe una suma sin rendir cuentas más aún si esta se abona con carácter permanente y no accidental? (sentencia número 690-2011).

Seguro

En nuestro país todos los trabajadores deben estar protegidos por la póliza de riesgos de trabajo, que cubre los riesgos ocurridos en el extranjero, siempre y cuando, sean en actividades laborales y durante la jornada laboral. Si durante el viaje, los empleados realizan actividades muy riesgosas o se trasladan a otras ciudades con fines turísticos, cualquier incidente en estas circunstancias quedaría al descubierto.

Por ello, las empresas deben evaluar la contratación de pólizas adicionales que cubran gastos médicos o enfermedades no relacionadas con las labores del empleado durante el viaja (por ejemplo, una gripe). Para aplicar la póliza de riesgos de trabajo, la aseguradora debe ser notificada del viaje del empleado por motivo laboral, tres días antes de su salida, como mínimo.

Finamente, el trabajador debe saber que las mismas obligaciones, directrices y políticas de su empresa le serán aplicadas durante su viaje de trabajo. A su vez, en sus acciones, deberá cuidar posibles daños a la imagen de la firma porque, aunque esté fuera del país, sus actos pueden poner en riesgo la imagen de la empresa o causar una pérdida de confianza.

Cindy Sabat

 

csabat@bdsasesores.com

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