Coordinador gestión documental

Descripción del cargo

Coordinador Gestión Documental

Resumen del rol

Rol responsable de asegurar el cumplimiento normativo y la custodia integral de la documentación física y electrónica de la organización, liderando la evolución del sistema de gestión documental y la transformación digital del archivo. Su gestión garantiza eficiencia operativa, seguridad de la información y disponibilidad estratégica de los documentos para la toma de decisiones.

Responsabilidades
- Planear, coordinar y controlar el subproceso de Gestión Documental, asegurando el cumplimiento de la normatividad vigente y de los lineamientos internos.

- Liderar la implementación, mejora continua y evolución del sistema de gestión documental, integrándolo con otros sistemas de la organización.

- Supervisar la operación diaria del archivo central y de las oficinas, garantizando la adecuada custodia, conservación y disposición final de los documentos físicos y electrónicos.

- Coordinar inspecciones periódicas a los archivos de las diferentes sedes para verificar el cumplimiento de las actividades archivísticas y de las tablas de retención documental.

- Investigar, analizar y conceptuar sobre normatividad en Gestión Documental, traduciendo estos lineamientos en políticas y procedimientos aplicables.

- Asesorar a las distintas áreas en gestión documental, uso de herramientas digitales, control de versiones, correspondencia y buenas prácticas de archivo.

- Administrar el repositorio documental (creación de sitios, asignación de permisos, pruebas y acompañamiento en nuevos desarrollos).

- Participar en proyectos de transformación digital y automatización de procesos documentales, incluida la implementación y control de la firma electrónica.

Requisitos
Profesional en carreras socio–administrativas y/o con estudios formales en Gestión Documental.

Deseable especialización en Gestión Documental, Transformación Digital, Gobierno de Datos o Gestión Documental Electrónica.

Mínimo 2 años de experiencia en cargos similares, preferiblemente en cooperativas o entidades financieras.

Conocimientos sólidos en:

- Procesos y normatividad de Gestión Documental.
- Documento electrónico y su marco regulatorio.
- Gestión de archivo físico y digital, control de versiones y control de correspondencia.
- Modelos de metadatos, taxonomías y esquemas de retención documental.
- Automatización de procesos documentales.
- Sistemas de información y software de gestión documental.
- Dominio intermedio–avanzado de Excel, Power BI u otras herramientas de visualización de datos.
- Disponibilidad para trabajo 100 % presencial en Bucaramanga y para viajar (visita aproximada a 22 agencias al año).