Asistente servicios administrativos y manejo de datos.

¡Haz parte de nuestro equipo!
¿Te apasiona el análisis de datos, la eficiencia operativa y el trabajo colaborativo? ¡Esta oportunidad es para ti!
Estamos buscando un(a) Asistente de Servicios Administrativos y Manejo de Datos, una persona proactiva, organizada y con habilidad en analítica en datos, que quiera aportar al fortalecimiento de nuestros proyectos y a la mejora continua de la experiencia de nuestros servicios.
¿Cuál será tu misión?
Brindar apoyo administrativo y operativo a la Jefatura de Servicios Administrativos, con un rol clave en la configuración, parametrización y ajustes del módulo de proyectos. Además, serás responsable de generar, analizar datos que te permitan entregar información estratégica sobre los servicios del área, tanto para uso interno como para reportes dirigidos a facultades y unidades académicas.
¿Qué hace especial este rol?
Tendrás la oportunidad de incorporar herramientas de inteligencia artificial para facilitar el análisis de datos y optimizar la gestión, aportando valor a la toma de decisiones y mejorando la experiencia de nuestros usuarios.
 Responsabilidades principales:
Brindar atención integral, ágil, cercana y orientada a generar un servicio eficiente:

• Revisar solicitud, gestionar, hacer seguimiento y cerrar solicitudes en la plataforma correspondiente, asegurando trazabilidad, cumplimiento de tiempos de respuesta oportunos.
• Documentar de manera clara y completa todas las interacciones con los usuarios en el sistema correspondiente, garantizando trazabilidad y continuidad en la solicitud.
• Brindar una atención cercana, empática y personalizada, representando los valores de la institución y generando experiencias positivas que fortalezcan la confianza y satisfacción de los usuarios.

Realizar configuraciones, parametrizaciones y ajustes en el módulo de proyectos

• Ajustes en el módulo de proyectos tales como:
- Ajustes y ampliación de fechas en adjudicaciones.
- Activación y ampliación de vigencias del objeto de costos de proyectos.
• Realizar configuraciones en el pilar de proyectos tales como:
- Activación de financiadores en el módulo.
- Activación de investigadores principales.
• Actualizar vigencias de proyectos en procesos críticos de la vicerrectoría administrativa y financiera, tales como cierre de mes, cierre contable de año.
• Realizar el cierre de objeto de costos de proyectos en el ERP.
• Gestionar incidentes de usuarios en el pilar proyectos (proyectos, adjudicaciones y contratos)
• Back up de la analista de servicios administrativos en configuraciones y actualizaciones del ERP.

Apoyar las actividades logísticas y administrativas de la actividad de proyectos.

• Generar lista de stackeholders que administran proyectos (diferentes tipologías), con el fin de mantener e integrar estos actores en cambios y ajustes en la prestación de servicios administrativos tales como compras, viajes, facturación y contratos de egresos.
• Realizar seguimiento al licenciamiento asignado al módulo de proyectos
Realizar actividades transversales de la jefatura:
• Generar estadísticas de solicitudes para la actividad de proyectos en los servicios de compras, viajes, facturación y contratación por los diferentes canales de cada servicio.
• Realizar informes para el seguimiento de las siguientes actividades clave:
- Cuenta temporal: compras, viajes y contratos de egresos.
- Anticipos no legalizados: asociados a viajes y compras.
- Proyectos abiertos con saldos o cuentas pendientes de los servicios (compras, viajes y contratos de egresos).Para la elaboración de estos reportes, se deben incorporar herramientas de análisis y tecnologías de inteligencia artificial que faciliten la interpretación y visualización de la información.
• Informes de volumetría y momentos de urgencia del servicio de proyectos.
• Documentar acuerdos de operación establecidos entre la jefatura y otras unidades en la prestación de servicios administrativos.

¿Qué buscamos?
• Una persona con alta orientación al servicio, apasiona por el análisis de datos, la eficiencia operativa y la innovación tecnológica. Con pensamiento analítico, atención al detalle, precisión en la información y trabajo colaborativo.
• Tecnólogo(a) en áreas administrativas.
• Experiencia 4 años en cargos administrativos manejando análisis de datos y generando informes.
• Conocimiento en manejo de Excel intermedio- avanzado, Erp – Oracle, POWER BI
• Manejo de herramientas de inteligencia artificial (IA) para análisis de datos.

Auxiliar, asistencial y otros

Tecnológica

Ingeniería industrial

Administración de empresas

Ingeniería administrativa

4 años de experiencia

1 Vacante