Secretaria de facultad

Descripción del cargo

La Universidad Santo Tomás Seccional Villavicencio, requiere secretaria de Facultad, para apoyar en los diferentes procesos que lleva a cabo cada Facultad.
Formación académica Técnico en secretariado, Tecnólogo en Gestión Administrativa o Estudiante Universitario de carreras administrativas.
Experiencia laboral: Mínimo de un (1) año en el manejo procesos administrativos y de oficina.
Principales funciones:
1. Organizar, manejar, actualizar y cuidar el archivo de la dependencia.
2. Manejar el correo electrónico y agenda de compromisos, reuniones y entrevistas del jefe.
3. Transcribir la correspondencia, memos, informes y demás documentos que se le encarguen.
4. Recibir y atender al público y personal en forma cortés y oportuna.
5. Atender las llamadas telefónicas y registro de mensajes.
6. Recibir y distribuir la correspondencia interna y externa de la dependencia.
7. Elaborar y tramitar el pedido de los elementos de consumo y mantener el suministro de estos elementos para el normal funcionamiento de la dependencia.
8. Tramitar las fotocopias, documentos y apoyos audiovisuales y de sistemas para el desarrollo de las actividades propias de la dependencia.
9. Facilitar la comunicación de directivos, profesores y alumnos con los decanos.
10. Preparar y entregar a los profesores los listados de clase.
11. Colaborar con el proceso de matrícula.
12. Suministrar y notificar a los estudiantes la información de su interés.
13. Informar sobre fechas y procesos de grado.
14. Preparar y actualizar las carpetas de los estudiantes aspirantes a grado.
15. Informar y solicitar a los estudiantes los requisitos de grado.
16. Elaborar y presentar la carta de graduandos.
17. Recibir y dar trámite de las cartas dirigidas al Consejo de Facultad.
18. Preparar las carpetas de los alumnos con solicitudes al Consejo.
19. Apoyar al Decano en la elaboración de horarios y nominas académicas.

Debe tener excelente presentación personal.