Profesional y especialista en apoyo logístico inl

• Supervisar las actividades de la plataforma de capacitación del Sistema Global de Seguimiento y Capacitación (GTTS) para realizar un seguimiento de su estado y progreso y asegurar que el sistema se administre correctamente.
• Crear bases de datos y visualizaciones de Excel para analizar información relevante para la División INL.
• Brindar soporte a los usuarios de INL GTTS para garantizar el uso adecuado de la plataforma.
• Servir de enlace con el equipo de INL en el puesto de México para construir y actualizar la base de datos de GTTS para el puesto de Bogotá.
• Apoyar a los miembros del equipo de INL con la recopilación de datos y el análisis de información sobre las metas, los objetivos y la ejecución de las Divisiones de INL, incluidas las actividades del Equipo de Políticas y Medio Ambiente y las operaciones del Equipo de Auditoría.
• Apoyar a la División INL con el uso, diseño y administración adecuados de los documentos en las carpetas compartidas.
• Implementar estándares lógicos de administración de archivos y optimizar los procesos de INL.
• Redactar correspondencia técnica y no técnica para la División INL y las entidades de la nación anfitriona.
• Preparar y revisar documentos de Word, hojas de cálculo de Excel, bases de datos de Access y presentaciones de PowerPoint.
• Crear informes y presentaciones para su uso dentro de INL y con socios externos, comunicando los entregables y resultados del programa.
• Mantener archivos de proyectos escritos y electrónicos para proyectos de INL, y administrar y asegurar la información para la correspondencia del proyecto, incluidas las biografías de los contactos externos clave, estadísticas, etc.
• Recopilar, preparar y analizar información para producir informes y correspondencia relacionados con los programas de INL, así como con cuestiones administrativas y logísticas.
• Investigar, compilar y distribuir información relevante para la Sección INL.
• Brindar apoyo en las operaciones administrativas diarias de la Sección INL.
• Proporcionar tareas administrativas, de servicio al cliente (internas y externas) y de asistente de programa para el personal de la oficina de INL.
• Coordinar y organizar reuniones y eventos dentro y fuera de la oficina de INL.
• Organizar boletos de avión, transporte y hoteles, y solicitar adelantos de viaje para viajes dentro del país o al extranjero.
• Emplear los sistemas de viaje de INL, como E2, para organizar, rastrear y cambiar los requisitos de viaje del país anfitrión.
• Preparar, enviar y hacer un seguimiento de los formularios de solicitud de viaje, las notificaciones de viaje dentro del país y los reembolsos de viajes, y realizar un seguimiento de los reembolsos de viajes de acuerdo con los requisitos y sistemas de la compañía de viajes de INL.
• Apoyar las visitas de alto nivel de la Casa Blanca, el Congreso, el Departamento de Estado y otras agencias.
• Llevar a cabo investigaciones para la adquisición de productos técnicos, servicios y pedidos técnicos y no técnicos, coordinando con la Sección de Adquisiciones de INL para refinar los requisitos de solicitud de compra y definir las capacidades de apoyo a los proveedores para las Divisiones de INL.
• Obtener/preparar especificaciones, realizar estudios de mercado, desarrollar estimaciones de costos y preparar solicitudes de compra para su aprobación y presentación a la Sección de Adquisiciones de INL.
• Preparar las acciones de adquisición de acuerdo con los equipos, suministros, servicios y necesidades identificadas para los proyectos y propuestas y monitorear todo el proceso de adquisición.
• Preparar los requisitos de necesidades, los alcances del trabajo, las declaraciones de trabajo y las justificaciones de la fuente única, asegurando que los procedimientos y procesos cumplan con las reglas de contratación y los requisitos de compromisos no autorizados.
• Realizar un seguimiento y gestionar las actividades de adquisiciones y contrataciones de las Divisiones de INL.
• Trabajar en estrecha colaboración con el personal de contratación y adquisiciones de INL y la Embajada para evaluar los contratos y hacer un seguimiento de las propuestas de licitación y el estado de las adquisiciones.
• Ofrecer medios alternativos de adquisición de servicios cuando sea necesario.
• Coordinar con la sección de adquisiciones de INL y los proveedores para monitorear las adquisiciones pendientes, asegurarse de que cumplan con los plazos y los requisitos de garantía de calidad, implementar los cambios necesarios para completar las acciones de adquisición.
• Supervisar el estado de toda la correspondencia de adquisiciones y garantizar la preparación oportuna de las respuestas.

Profesional

Universitaria

Ciencias políticas y gobierno

Economía

Administración de empresas

Finanzas y Gobierno

3 años de experiencia

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