Las estadísticas actuales revelan que 1 de cada 5 nóminas presenta algún error. Corregir estos fallos no solo implica tiempo administrativo que podrías dedicar a crecer, sino un desembolso medio de aproximadamente $1.150.000 COP por cada nómina afectada.
Para una pequeña empresa o un emprendedor, esta falla constante de recursos puede comprometer la rentabilidad. Además, los errores recurrentes en las retenciones pueden derivar en sanciones de la Agencia Tributaria que podrías haber evitado fácilmente.
¿Cuáles serían esos tres fallos más comunes?
1. Registros de empleados desactualizados
A medida que tu empresa crece, es fácil perder el rastro de los cambios personales de tu equipo. Un cambio de domicilio, un nuevo hijo o una modificación en el estado civil afectan directamente a las deducciones fiscales. Si no actualizas estos datos a tiempo, estarás aplicando retenciones incorrectas.
2. El descontrol de las horas extras
El control horario es obligatorio en España y su mala gestión es una de las causas principales de errores en el pago. No contar con un sistema automatizado para registrar las horas extraordinarias suele terminar en cálculos manuales erróneos que generan descontento en el empleado y riesgos legales para ti.
3. Aplicación incorrecta del IRPF y deducciones
El IRPF no es estático. Equivocarse en el porcentaje de retención según el contrato y la situación personal del trabajador es el error "estrella". Además, no aplicar correctamente las deducciones fiscales permitidas puede hacer que tu empresa pague más de lo debido o que el trabajador tenga sorpresas desagradables en su declaración de la renta.
¿Cómo puedes evitar estos errores en tu proceso de nómina?
No esperes a que llegue una inspección de trabajo o una queja de un empleado. La clave está en la prevención:
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Realiza auditorías periódicas: al menos una vez al trimestre, revisa una muestra de tus nóminas para detectar patrones de error.
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Automatiza la gestión: si todavía usas hojas de cálculo manuales, estás asumiendo un riesgo innecesario. Los portales como elempleo.com recomiendan el uso de software especializado que se actualice con la normativa vigente.
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Verificación de datos: establece un proceso donde el empleado valide sus datos personales una vez al año (Modelo 145).
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