Analista administrativo

Descripción del cargo

Misión:
Proporcionar soporte administrativo integral y asegurar el óptimo funcionamiento, seguridad y limpieza de las oficinas y vitrinas comerciales del banco. Este rol garantiza la disponibilidad de herramientas de trabajo y servicios esenciales, coordina las necesidades de mantenimiento, asegura la operación de los sistemas de seguridad electrónica, mantiene una constante sincronización con las áreas de Operaciones y Auditoría, y realiza el seguimiento y control presupuestal de cada sede, contribuyendo directamente a una experiencia positiva para clientes y empleados en los puntos de servicio, al cumplimiento de los controles internos y a la eficiencia presupuestal.

Funciones y Responsabilidades
- Ser el punto de contacto principal y responsable de supervisar la correcta prestación del servicio de vigilancia en todas las oficinas y vitrinas comerciales cuando sea requerido.
- Gestionar y coordinar el mantenimiento, funcionamiento y respuesta de los sistemas de alarmas instalados en las diferentes sedes ( Oficinas Bancarias – Vitrinas comerciales), asegurando su operatividad 24/7.
- Garantizar la operación y el correcto funcionamiento del sistema de cámaras de seguridad (CCTV) en todas las oficinas y vitrinas comerciales, asegurando la disponibilidad de las grabaciones y el monitoreo adecuado según la normatividad vigente.

Gestión y Supervisión del Servicio de Aseo:
- Supervisar directamente la prestación de los servicios de aseo y limpieza en todas las oficinas y vitrinas comerciales, garantizando estándares de higiene, pulcritud y orden.
- Realizar inspecciones periódicas para asegurar la calidad del servicio y la reposición oportuna de insumos de aseo.
- Gestionar cualquier inconformidad o solicitud relacionada con la limpieza, coordinando acciones con el proveedor de servicio.

Coordinación de Mantenimiento y Servicios Generales:
- Recibir, registrar y gestionar las solicitudes de mantenimiento (preventivo y correctivo) de infraestructura, mobiliario y equipos en oficinas y vitrinas comerciales.
- Actuar como enlace con el Analista de Servicios Generales para la ejecución del plan de mantenimiento y la resolución oportuna de averías.
- Asegurar la disponibilidad y el correcto funcionamiento de los servicios generales (ej. energía, agua, aire acondicionado) en los puntos de atención.

Soporte Administrativo General:
- Seguimiento al suministro de papelería, útiles, insumos de cafetería y otros bienes de consumo a las diferentes sedes, controlando los niveles de stock y coordinando los reabastecimientos.
- Mantener la comunicación fluida con las gerencias de oficinas y vitrinas para entender sus necesidades y anticipar requerimientos.

Gestión y Control Presupuestal de Oficinas:
- Realizar el seguimiento, monitoreo y control presupuestal de cada oficina y vitrina comercial.
- Evaluar y analizar la información relacionada con los costos de arrendamientos, administraciones, servicios públicos y mantenimientos recurrentes de cada sede.
- Generar alertas oportunas a la dirección administrativa ante cualquier desviación presupuestal o incremento injustificado de costos.

Sincronización y Cumplimiento con Áreas Clave:
- Atender y gestionar de manera oportuna cada una de las solicitudes de Auditoría relacionadas con los procesos y servicios bajo su responsabilidad, proporcionando la información y el soporte requeridos.