Asistente administrativo académico(a) -sector educativo

Descripción del cargo

¡En Institución de Educación Superior creemos en el valor de las personas que hacen posible que los procesos académicos funcionen de manera cercana, organizada y oportuna! Por eso, buscamos una persona con vocación de servicio, atención al detalle y capacidad de gestión, que quiera apoyar a la Vicedecanatura Académica y contribuir al desarrollo de la experiencia de estudiantes, profesores y comunidad académica.

Este rol será clave para garantizar el buen funcionamiento de los procesos académicos y administrativos, así como para brindar una atención cálida y eficiente a los diferentes actores de la Facultad.

Misión:

Realizar actividades de apoyo académico y administrativo a la Vicedecanatura Académica, garantizando el cumplimiento de los objetivos del área y facilitando su operación diaria.

Principales responsabilidades:

Atención y servicio a la comunidad académica

• Orientar y asesorar a estudiantes, profesores y público en general sobre procesos académicos y servicios de la Facultad.
• Gestionar la atención a través de canales presenciales, telefónicos y digitales.

Gestión documental y comunicaciones

• Elaborar, gestionar y organizar documentos, correspondencia y bases de datos de la unidad.
• Apoyar la actualización de información en plataformas institucionales.
• Diseñar y enviar comunicaciones y boletines informativos a estudiantes, egresados y aspirantes.

Apoyo a procesos académicos

• Apoyar procesos de admisión, becas, asistencias graduadas y seguimiento a estudiantes.
• Elaborar actas de comités académicos y apoyar la programación de entrevistas, sustentaciones y reuniones.
• Gestionar procesos académicos en plataformas institucionales.
Gestión administrativa y logística
• Apoyar la contratación y pagos a profesores, jurados y terceros, de acuerdo con la normatividad institucional.
• Gestionar compras, cotizaciones, viajes, eventos académicos y requerimientos logísticos de la Vicedecanatura.
• Coordinar reservas de espacios, equipos y servicios para actividades académicas y eventos.
Gestión de información y soporte a procesos
• Apoyar la recolección y organización de información para reportes académicos.
• Gestionar la actualización de contenidos en la página web en articulación con el área de comunicaciones.

Apoyo a promoción y relacionamiento

• Apoyar actividades de difusión y eventos institucionales.
• Articular con el equipo de mercadeo el seguimiento a aspirantes interesados en los programas.

Expectativas del perfil que buscamos:

Una persona organizada, proactiva, con habilidades de servicio y comunicación, que disfrute trabajar en entornos académicos dinámicos y aportar al funcionamiento eficiente de los procesos.

Formación: Tecnólogo(a) en gestión administrativa, financiera, logística o áreas afines.

Conocimientos y habilidades:

• Atención de requerimientos, quejas y solicitudes de usuarios.
• Manejo de herramientas ofimáticas (Excel, Word, PowerPoint, Teams, SharePoint).
• Uso de plataformas académicas y administrativas (Bloque Neón, Banner, Power BI, Oracle, entre otras).
• Conocimiento básico de procesos de contratación, compras y gestión documental.
• Organización, atención al detalle y habilidades de comunicación.

Experiencia: Entre 1 y 3 años en:

• Gestión de procesos académicos y atención a estudiantes y profesores en educación superior.
• Procesos administrativos (contratación, compras, pagos, logística de eventos).
• Manejo y actualización de bases de datos.

*Contrato presencial de lunes a viernes, salario con todas las prestaciones de ley más beneficios extralegales, a término Indefinido.