Asistente administrativo y logístico(a)

Descripción del cargo

Nos encontramos en la búsqueda de un(a) Asistente Administrativo y Logístico para trabajar en Institución de Educación Superior. Buscamos una persona organizada, orientada al servicio y con interés en apoyar la adecuada ejecución de las actividades académicas de la Facultad.

Misión del cargo:

El propósito del rol es asegurar la correcta ejecución y seguimiento de solicitudes, recursos, proveedores y servicios logísticos, garantizando eficiencia en la operación, cumplimiento de los procedimientos institucionales, calidad en el servicio y satisfacción de los usuarios.

Principales responsabilidades:

1. Tramitar solicitudes logísticas y administrativas para actividades académicas

• Gestionar ante unidades internas y proveedores externos los requerimientos logísticos necesarios para la ejecución de actividades académicas.
• Apoyar al gestor logístico en la atención y trámite de las solicitudes asignadas, así como en otras actividades necesarias para la operación.
• Verificar que las solicitudes se gestionen de acuerdo con los lineamientos, tiempos y políticas institucionales de la Universidad.

2. Hacer seguimiento a los recursos operativos requeridos para las actividades

• Solicitar los recursos necesarios para las actividades académicas, tales como espacios, alimentación institucional, equipos audiovisuales, portátiles (Móvil Express) y otros apoyos logísticos.
• Tramitar memorandos para autorizaciones de ingreso, requerimientos especiales y solicitudes de transporte según las necesidades de cada actividad.
• Hacer seguimiento al estado de las solicitudes hasta su confirmación y disponibilidad para el desarrollo de las actividades.

3. Apoyar el trámite administrativo y documental de proveedores y servicios

• Realizar el registro de pre cuentas y apoyar el proceso de pago a proveedores de acuerdo con los procedimientos establecidos.
• Revisar y organizar la documentación asociada a los servicios logísticos y administrativos, asegurando que esté completa para su trámite.
• Mantener actualizados los soportes y registros de solicitudes, servicios y comunicaciones relacionadas con la operación logística.

4. Brindar apoyo operativo durante el desarrollo de las actividades académicas

• Verificar al inicio de las actividades programadas la disponibilidad de espacios, recursos y servicios solicitados.
• Atender de manera oportuna incidentes o novedades logísticas que puedan presentarse e informar al gestor logístico cuando sea necesario.
• Apoyar el adecuado desarrollo de las actividades, contribuyendo a una experiencia positiva para los participantes.

5. Apoyar las etapas de inicio, desarrollo y cierre de las actividades académicas

• Participar en las actividades de alistamiento previo a cada evento o actividad programada.
• Apoyar las tareas operativas durante el desarrollo de las actividades y en las acciones de cierre y desmontaje.
• Reportar novedades y registrar información que contribuya al seguimiento y mejora de la operación logística.

Expectativas del perfil que buscamos

• Buscamos una persona con orientación al detalle, capacidad de organización, buena comunicación y vocación de servicio.
• Técnico o tecnólogo(a) en Administración, Logística, Gestión de Eventos, Ingeniería Industrial, Comunicación Organizacional (con énfasis en producción de eventos) o áreas afines.
• Experiencia: Entre 1 y 3 años en roles operativos de logística, preferiblemente en instituciones educativas o en la coordinación de eventos corporativos.

Conocimientos y habilidades

• Logística de eventos: planificación operativa, coordinación de espacios, tecnología, proveedores, inventarios y checklists.
• Gestión documental y trazabilidad (registro de evidencias, bitácoras, control de versiones y archivo).
• Conocimiento básico en procesos de compras, cotizaciones y control operativo de costos.
• Protocolos de servicio y coordinación en entornos institucionales.
• Manejo de herramientas de colaboración y registro (SharePoint, formularios, hojas de control, herramientas de tickets o casos, correo electrónico).
• Deseable: nociones de protección de datos y manejo de información sensible en entornos universitarios.

Importante:

*Presencial de lunes a viernes, sábados en las mañanas.
*Contrato fijo a diciembre con renovación el próximo año.