Auxiliar administrativa de graduados- fecha de cierre: 16- abril-2026

Descripción del cargo

En nuestra Institución de Educación Superior, valoramos la eficiencia operativa y la calidez en el servicio como pilares fundamentales para el acompañamiento de nuestra comunidad. En este marco, abrimos convocatoria para el cargo de Auxiliar Administrativo(a) de Graduados, quien será el primer punto de contacto y apoyo logístico esencial para garantizar la trazabilidad y el éxito de los procesos administrativos de nuestra dependencia.
¿A quién buscamos?
Buscamos una persona con títulos Técnicos o Tecnólogos en Administración, Gestión o áreas relacionadas. El perfil ideal cuenta con una experiencia mínima de un (1) año en roles administrativos, preferiblemente en el sector educativo o atención al cliente. Valoramos a alguien con alta capacidad de organización, orientación al detalle y un espíritu de servicio que refleje los valores de nuestra institución.
Habilidades clave
• Gestión Documental: Dominio de archivo, correspondencia y custodia de información.
• Competencia Digital: Manejo de Microsoft Office y herramientas de software administrativo.
• Comunicación Efectiva: Habilidades para la atención telefónica y presencial de manera amable y diligente.
• Organización: Capacidad para administrar agendas, cronogramas y planes de trabajo.
• Trabajo Colaborativo: Disposición para mantener la armonía y las buenas relaciones en el equipo.
Propósito del rol
Garantizar el soporte administrativo y logístico de la oficina de graduados, gestionando de manera eficiente la documentación, la atención al usuario y la agenda institucional, asegurando siempre la confidencialidad y la mejora continua en cada proceso.
Principales responsabilidades
1. Atender de manera amable y diligente a los usuarios y visitantes, garantizando una experiencia positiva y profesional en cada interacción.
2. Organizar, recibir y custodiar el archivo de gestión de la dependencia, asegurando una administración adecuada que facilite el acceso y la seguridad de la documentación.
3. Coordinar el trámite y seguimiento de la correspondencia recibida y enviada, asegurando una gestión eficiente y puntual de toda la comunicación escrita.
4. Transcribir, digitar e imprimir correspondencia, formatos, informes y otros documentos relacionados con el cargo, manteniendo la precisión y calidad en la documentación.
5. Realizar tareas de impresión, fotocopiado y duplicación de materiales necesarios, asegurando la disponibilidad y presentación adecuada de los documentos requeridos.
6. Publicar información relevante y actualizada según sea necesario, utilizando los canales adecuados para mantener a la comunidad informada y al día con los temas pertinentes.
7. Revisar diariamente el correo electrónico y gestionar de manera oportuna los trámites correspondientes, garantizando una respuesta rápida y eficaz a las solicitudes y comunicaciones.
8. Organizar y mantener actualizada la información pertinente a la dependencia, asegurando que todos los datos sean precisos y estén al día para un fácil acceso y referencia.
9. Establecer un plan de trabajo para asegurar la evacuación oportuna de solicitudes y procesos requeridos por la comunidad universitaria, priorizando su cumplimiento para satisfacer las necesidades de los usuarios.
10. Administrar la agenda y cronogramas de la dependencia, coordinando el desarrollo y seguimiento de las actividades programadas para asegurar una gestión eficiente del tiempo y los recursos.
11. Elaborar cuadros, estadísticas, boletines e informes según lo requiera la dependencia, proporcionando datos y análisis relevantes para la toma de decisiones y el seguimiento de los procesos.
12. Realizar las citaciones para reuniones y entrevistas programadas por la dependencia, gestionando la logística y coordinación necesarias para asegurar la asistencia y el desarrollo efectivo de estos encuentros.
13. Redactar y elaborar las actas de las reuniones realizadas en la dependencia, documentando de manera precisa los temas discutidos y las decisiones tomadas para referencia futura.
14. Atender y proporcionar información a estudiantes, personal de la institución y público en general, tanto por teléfono como en persona, ofreciendo un servicio de atención al cliente eficaz y amigable.
15. Brindar apoyo logístico en la organización de reuniones y eventos programados por la dependencia, colaborando en la planificación y ejecución para garantizar el éxito de los mismos.
16. Solicitar al Departamento de Adquisiciones y Suministros los insumos necesarios para el correcto funcionamiento de la oficina, asegurando que todos los recursos estén disponibles y en buen estado.
17. Apoyar las actividades relacionadas con la dependencia según sea necesario, proporcionando asistencia adicional en tareas y proyectos para contribuir al buen funcionamiento general.
Condiciones del cargo
• Tipo de contrato: Término Fijo
• Jornada: Tiempo Completo.
• Salario: $1.750.905