Auxiliar administrativo

Descripción del cargo

Prestigiosa empresa del sector cafetero se encuentra en búsqueda de Auxiliar Administrativo que cubra licencia de maternidad, con el fin de apoyar todas las labores operativas y de análisis tales como la preparación de documentos e informes, coordinación de comunicaciones telefónicas, manejo de la correspondencia y logística de las actividades con el fin de desarrollar efectivamente lo procesos en los que participa.
Campo de responsabilidad: Coordinar la logística de los recursos disponibles para reuniones y demás actividades que se desarrollen en el proceso.
• Ejecutar labores de apoyo al equipo de trabajo del proceso al que pertenece, en la preparación de documentos, comunicaciones e informes.
• Realizar y mantener al día las labores de archivo y correspondencia.
• Llevar la agenda del jefe inmediato y coordinar las comunicaciones telefónicas en su dependencia.
• Atender el manejo presupuestal del proceso al que pertenece y tramitar la documentación contable correspondiente a los asuntos administrativos.
• Revisar, registrar y procesar en el sistema toda la facturación recibida.
• Atender al público y suministrar la información requerida y para la cual haya sido autorizada.
• Tramitar solicitud de materiales necesarios para el buen funcionamiento del proceso al que pertenece.
• Recopilar y organizar la documentación e información necesaria del proceso en caso de adelantar estudios específicos.
• Presentar informes que le sean requeridos por el jefe inmediato sobre el desarrollo de su trabajo.
Apoyar oportunamente a los miembros del equipo y compartir conocimientos para obtener resultados oportunos, previsibles y con calidad y cumplir con las metas establecidas para el proceso en el que participa.
• Desarrollar otras actividades y tareas para coadyuvar a la ejecución de los procesos de la organización.
Conocer, apropiar y asegurar el cumplimiento de las políticas, normas, manuales, directrices, procedimientos, metodologías e instructivos corporativos y los asociados al proceso al cual pertenece y en los que participa.
• Mantener y proteger la privacidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información que conoce y accede, durante todo su ciclo de vida desde su recolección o creación hasta su disposición final, de acuerdo a su clasificación, políticas y procedimientos establecidos para tal fin.
• Gestionar de forma apropiada y oportuna las actividades que le sean asignadas en los sistemas de gestión aplicando las buenas prácticas que la empresa establezca para la mejora y eficacia de los procesos y proyectos.
• Apoyar a los trabajadores con su conocimiento y trabajo contribuyendo de esta manera al cumplimiento de metas de los procesos en que participa.