Gestor(a) académico(a)

Descripción del cargo

¿Te apasiona el mundo académico y la gestión integral de programas educativos?

Buscamos un(a) Gestor(a) Académico(a) comprometido(a) con la excelencia institucional, capaz de liderar de manera eficiente los procesos administrativos, académicos y logísticos de programas de pregrado y posgrado.

Si te identificas con este perfil y quieres ser parte de un entorno académico dinámico, ¡postúlate y acompáñanos en la misión de transformar la educación!

Frentes de acción:

1. Gestionar la operación administrativa y logística de los programas académicos

• Organizar y enviar las carpetas digitales para profesores consejeros de pregrado.
• Gestionar los requerimientos logísticos para el desarrollo de cursos, exámenes finales y cursos de verano.
• Coordinar las actividades logísticas del homenaje a graduandos de licenciatura.
• Gestionar el proceso de sustentaciones de trabajos de grado de posgrado y tesis doctorales, incluyendo convocatorias, envío de documentos, seguimiento de conceptos, coordinación de sesiones y gestión de pagos a jurados.
• Gestionar el envío y recepción de documentos del examen comprensivo del doctorado en educación.
• Custodiar y actualizar permanentemente el archivo digital de los programas académicos.

2. Atender y orientar a estudiantes en procesos académicos y administrativos.
• Asesorar a estudiantes de pregrado y posgrado en procesos de horarios, matrículas y carnetización.
• Resolver inquietudes académicas y administrativas de manera oportuna.


3. Gestionar la información académica y su divulgación.
• Solicitar semestralmente a los profesores de pregrado y posgrado los programas de los cursos, y garantizar su organización, actualización y conservación en el repositorio institucional para su consulta permanente.
• Solicitar y hacer seguimiento a la actualización de la información de los programas en medios institucionales (página web, folletos y otros).
• Verificar la coherencia y oportunidad de la información divulgada a los diferentes públicos.

4. Gestionar los procesos administrativos de grado.
• Organizar la información requerida para los trámites de grado y comunicarla a los estudiantes.
• Gestionar la participación de profesores en ceremonias de grado.

5. Gestionar los procesos académicos y registros estudiantiles
• Gestionar la legalización y finalización de opciones académicas.
• Actualizar bases de datos relacionadas con el historial académico de los estudiantes.
• Tramitar procesos de homologación ante registro académico.
• Elaborar, radicar y archivar memorandos académicos.
• Mantener actualizadas las carpetas digitales de los estudiantes.
• Hacer seguimiento al cargue de notas en los sistemas institucionales.
• Tramitar solicitudes de reintegro y reingreso estudiantil.
• Apoyar la resolución de conflictos de horario mediante verificación de historial académico.
• Crear y organizar carpetas digitales de admisión.

6. Apoyar procesos de atracción y vinculación de estudiantes (scouting).

• Asesorar a aspirantes y estudiantes en eventos institucionales (Open Day, Uniandes Fest, ferias).
• Gestionar y responder consultas a través del correo institucional.
• Participar en jornadas informativas de admitidos.

7. Coordinar la gestión académica y logística de prácticas estudiantiles en pregrado.

• Gestionar la preinscripción de prácticas académicas.
• Verificar el cumplimiento de requisitos académicos de los estudiantes.
• Coordinar con la dirección de licenciaturas la validación de requisitos.
• Asignar estudiantes a instituciones de práctica.
• Gestionar la relación con instituciones aliadas para la recepción de practicantes.
• Organizar reuniones de socialización y legalización de prácticas.

8. Gestionar la asignación de monitorias y asistencias graduadas
• Consolidar y presentar la base de monitorias para revisión y aprobación de la secretaria general.
• Administrar las convocatorias en SIMON.
• Hacer seguimiento al proceso de selección de monitores.
• Comunicar los resultados del proceso y articular con el gestor de proyectos la recolección oportuna de los documentos requeridos por parte de los monitores para su contratación.

¿Qué buscamos?
• Persona organizada, proactiva y con habilidades de comunicación efectiva. Capacidad para trabajar en equipo y orientar procesos académicos con visión estratégica.
• Profesional en Ciencias Humanas, Administrativas, entre otros.
• Experiencia de 1 a 3 años en el sector educativo manejando la planeación académica, manejo de información y atención a estudiantes y docentes.

Conocimientos clave:
Dominio de Excel intermedio–avanzado (tablas dinámicas, filtros, funciones básicas, manejo de bases de datos, gráficas). Deseable conocimiento en banner, SIMON y Power BI.

Importante:
Contrato indefinido, presencial.