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Herramientas indispensables para el teletrabajo

Empresas como Movistar, Bancolombia, Terpel y entre otras, han adoptado el teletrabajo como medida para prevenir el contagio del coronavirus entre sus colaboradores.

Mundo empresarial /
Teletrabajar no significa estar de vacaciones, debes estar disponible. Foto: iStock
Teletrabajar no significa estar de vacaciones, debes estar disponible. Foto: iStock

La Organización Mundial de la Salud ya declaró el COVID-19 en estado de pandemia. En Colombia, el presidente Iván Duque declaró Emergencia Sanitaria y desde hace una semana las medidas para evitar la propagación del virus se han endurecido.

Muchas instituciones educativas han trasladado sus cursos y clases a la virtualidad. Otras empresas ya han optado por reuniones en línea y el teletrabajo, una opción que toma relevancia en estos momentos.

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Para esta última –pero importante- alternativa, las empresas y empleados deben estar equipados y preparados para poder adaptarla a sus labores diarias y a las metas por cumplir. Lo básico es contar con un computador, dispositivo móvil y conexión a internet. En algunos casos se requerirá un remoto o conexión a una red privada virtual (VPN).

En elempleo.com detallamos algunas de las herramientas más útiles para quienes trabajan desde casa:

 

Para almacenar y compartir datos

 

Desde mucho antes de la emergencia, los equipos de trabajo han utilizado el almacenamiento en nube para compartir y guardar distintas clases de archivos, ya sean comprimidos, documentos de texto, presentaciones, hojas de cálculo, audios, imágenes, videos, proyectos, entre otros.

Entre las plataformas más conocidas para esta tarea se encuentran: Dropbox, Google Drive, iCloud y OneDrive.

Cada servicio ofrece un almacenamiento limitado gratuito. Sin embargo, algunas empresas optan por pagar por un plan corporativo que les permita a los colaboradores suscritos tener una capacidad de almacenamiento mayor.

 

Para editar documentos

 

Google Drive: ¿Necesitas editar un documento de Word, una presentación en PowerPoint o una tabla de Excel? Esta herramienta de Google ofrece una diversidad de formatos, extensiones y opciones para que modifiques tus archivos de manera gratuita. Además, podrás descargar tus archivos en el formato que desees, así como colaborar simultáneamente en un mismo documento con varios usuarios o tu equipo de trabajo.

Para editar documentos de texto utiliza: Documentos de Google

Para presentaciones en PowerPoint o PDF: Presentaciones de Google

Para encuestas: Formularios de Google

Para hojas de cálculo: Hojas de cálculo de Google

 

Haz clic aquí para acceder a todas las herramientas de edición en línea de Google

 

Para comunicarse

 

Skype: Este software distribuido por Microsoft permite a los usuarios mandar mensajes instantáneos  y realizar videollamadas de manera gratuita desde el computador o desde un dispositivo móvil. En esta se pueden realizar chats y video conferencias en grupo. Además permite llamadas teléfonos de red fija o móviles (estas opciones requieren de un pago).

Las videoconferencias –en esta plataforma- se deben pagar.

Zoom: Esta plataforma paga le brinda a la empresa una oportunidad para trabajar en conjunto, hacer seminarios web y realizar videoconferencias con hasta 1.000 participantes de video y 10.000 espectadores.

Hangouts: Esta aplicación de mensajería instantánea de Google está dirigida a usuarios empresariales y ofrece servicio de videoconferencia. Se puede utilizar desde la web, un dispositivo Android o iOS.

Permite realizar videollamadas con hasta 15 personas desde el computador y 10 desde un dispositivo móvil. Además, las conversaciones se pueden almacenar en la nube.

WhatsApp: Esta aplicación de mensajería permite –en su versatilidad- la comunicación instantánea entre personas. A través de grupos de trabajo se pueden indicar los últimos acontecimientos en el ámbito laboral de la empresa, la designación de tareas y la conexión entre jefes y colaboradores.

 

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Si en tu empresa se establece esta aplicación como un medio de comunicación (temporal por la situación actual), se deben establecer límites o reglas para asegurar una interacción segura, periódica y efectiva que no afecte la privacidad o el espacio personal de cada persona.

 

Para organizarse:

 

Trello: Esta plataforma de Atlassian permite organizar de manera interactiva, práctica y en tableros virtuales las tareas que tenga que realizar una persona o un equipo de trabajo. Así como proyectos o eventos. A Trello se puede acceder desde un computador, Android o un dispositivo iOS.

 

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Redacción elempleo.com

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