Asistente de grados y registro académico

Descripción del cargo

¿Te apasiona la gestión académica y administrativa? Únete a nuestro equipo y contribuye a uno de los momentos más importantes en la vida universitaria: la graduación.

Tu misión será gestionar de manera eficiente el proceso de graduación de pregrado y posgrado, desde la postulación y verificación de requisitos, hasta la emisión, organización, seguimiento y registro de diplomas, actas y distinciones, garantizando la exactitud de la información y el registro oportuno de los datos de graduación en Banner.

Principales responsabilidades:
Preparar y actualizar la información del proceso de grados que será enviada a las facultades y publicada en la página web.
Gestionar el proceso de postulación de estudiantes de pregrado y postgrado a las ceremonias de grado colectivas y ventanilla.
Ejecutar las siguientes actividades relacionadas con el proceso de graduación de estudiantes de la Universidad:
• Realizar la revisión de ortografía de los nombres en las listas para garantizar que los diplomas, actas y demás documentos relacionados con el proceso de grados se emitan correctamente.
• Realizar la revisión de estudiantes que se han postulado a grado y se encuentran matriculados para el semestre de grado, a fin de ajustar el programa, nivel y reportar a financiera.
• Hacer seguimiento y llevar control sobre las resoluciones de graduandos.
• Diligenciar la plantilla para la elaboración de los diplomas de grado y honores, impresos y digitales, acorde con la revisión de listados contra resoluciones y los documentos de honores provenientes de las facultades.
• Revisar los pdfs de los diplomas que se van a imprimir y los de los diplomas digitales a fin de garantizar que cumplan con las especificaciones y completitud respecto a la lista definitiva de graduandos.

Gestionar y tramitar los diplomas de opciones académicas:
• Generar el listado de opciones reportadas por los candidatos para envío a las unidades académicas.
• Validar contra resoluciones de grado la información de las opciones a fin de emitir el listado definitivo.
• Elaborar la lista de opciones para impresión de diplomas y generación de insignias digitales.
• Emitir las insignias digitales y revisar que los diplomas e insignias se hayan generado acorde con los parámetros establecidos.

Registrar en Banner la siguiente información relacionada con el proceso de graduación:
• Los énfasis otorgados si el programa los otorga.
• La graduación de los estudiantes, registro de grado, cargue del libro acta y folio a cada registro.
• Las opciones académicas.
• Las distinciones otorgadas
• Actualizar en Banner los registros de estudiantes que se han graduado y tienen activo un doble programa.

Gestionar y tramitar los duplicados de diplomas de grado, de opciones y honores: solicitar la impresión por parte del proveedor, revisar la consistencia de los diplomas con respecto a la información original.

¿Qué buscamos?
• Buscamos personas organizadas, proactivas y con gran atención al detalle, que disfruten trabajar en procesos de registro clave para la vida académica de nuestros estudiantes.
• Técnico en programas administrativos o afines
• Experiencia en el sector educación superior, preferible experiencia en procesos de registro académico, graduación.

Conocimientos clave para destacar:
• Manejo de Excel intermedio (tablas dinámicas, búsquedas X, validaciones)
• Manejo de Power BI.
• Manejo del sistema Banner.
• Atención al detalle.
• Manejo de altos volúmenes de información y documentos.