Asistente de operaciones

Descripción del cargo

Realizar las actas de los comité mensuales de proyectos asignados y enviar a los asistentes para asegurar revisión y aprobación
Asegurar el agendamiento de las reuniones de comité mensuales
Asistir a los comité mensuales de los proyectos asignados
Recepción y revisión de solicitud de comisiones (información al detalle, asegurar aprobación de la comisión por parte del administrador del contrato)
Solicitar al proceso de abastecimiento y administración la cotizaciones de los vuelos y enviarlas al administrador para aprobación
Solicitar a logistica cotizaciones de transporte para los proyectos y enviarlas al administrador para aprobación
Gestionar los diferentes recursos necesarios para la comisión como viáticos, equipos, dotación, carnetización y espacios de actividades para cumplimiento de responsabilidad social
Solicitar al Proceso SIG la gestión de los cursos necesarios para el personal de acuerdo a lo requerido por la comisión
Asegurar la aprobación por parte del cliente de los recursos que se solicitan para las comisiones
Asegurar que el funcionario nuestro realice las legalizaciones correspondientes
Consolidar las novedades de nómina y enviar a Capital Humano, si aplica para su proyecto, con los soportes respectivos
Enviar al cliente las novedades que se presentan con el personal (ausentismo, licencias no remuneradas, vacaciones, trabajo desde casa, etc)
Cuando aplique al proyecto asignado, se debe hacer la gestión de ingreso a estaciones, incluyendo: Solicitud de ingreso, autorización de alimentación y alojamiento, carnetización, envío de listado del personal a ingresar en el mes y demás documentación reglamentaria de acuerdo al cliente
Cuando aplique al proyecto asignado, realizar la solicitud de correo corporativo del cliente
Recepción de la dotación y entrega al funcionario (Cuando aplique)
Cuando aplique al proyecto asignado, apoyar la gestión de la caja menor
Cuando aplique al proyecto asignado, apoyar la gestión de compra de insumos requeridos
Asegurar el servicio de transporte de personal, de acuerdo a las solicitudes del cliente
Asegurar la recepción de factura por parte de los proveedores y comparar contra los documentos soportes que esté correcto
Cuando aplique al proyecto asignado, apoyar la gestión de la facturación del proyecto.
Cuando aplique al proyecto asignado, gestionar el cumplimiento de las notificaciones al ministerio de trabajo cuando no es posible el ingreso a las áreas de trabajo
Asegurar el correcto archivo de los documentos del proyecto en el share point del proyecto
Recopilar la información de los funcionarios y consolidarla en un informe al cliente
Apoyar las necesidades administrativas del proyecto
Apoyar las gestiones del proyecto que solicite el líder