Assistente administrativo

Descripción del cargo

VACANTE: ASISTENTE ADMINISTRATIVO EN PROPIEDAD HORIZONTAL
Buscamos una persona organizada, responsable, proactiva y con excelente actitud de servicio para apoyar la gestión administrativa y operativa de conjuntos residenciales. Debe contar con habilidades de comunicación, atención al detalle, manejo de información confidencial y capacidad para atender diferentes solicitudes de manera cordial, oportuna y eficiente.
OBJETIVO DEL CARGO
Brindar apoyo a la administración de la copropiedad mediante la atención a propietarios, residentes y proveedores; la organización documental; el seguimiento de solicitudes y actividades; y la elaboración de comunicaciones e informes, contribuyendo al adecuado funcionamiento del conjunto y a una buena relación con la comunidad.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Atender de manera presencial, telefónica y por medios digitales a propietarios, residentes, visitantes y proveedores, ofreciendo información clara y canalizando sus requerimientos.
Recibir, registrar, clasificar y hacer seguimiento a solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, informando a la administración sobre su estado y los asuntos pendientes.
Elaborar y organizar cartas, circulares, avisos, correos electrónicos, informes, actas y demás documentos requeridos por la administración.
Administrar la correspondencia de entrada y salida, controlar su entrega y conservar los soportes de las comunicaciones.
Mantener actualizado el archivo físico y digital de la copropiedad, incluyendo contratos, cotizaciones, facturas, actas, informes, registros y documentación de proveedores.
Actualizar bases de datos de propietarios, residentes, arrendatarios, proveedores y contactos de emergencia, garantizando la reserva de la información.
Solicitar cotizaciones, elaborar cuadros comparativos y apoyar el seguimiento de compras, pedidos, entregas y servicios autorizados.
Apoyar la programación y el seguimiento de mantenimientos preventivos y correctivos, visitas técnicas y actividades en zonas comunes, conservando sus respectivos soportes.
Recibir y organizar facturas, cuentas de cobro y documentos de proveedores para su revisión y trámite por parte de la administración y el área contable.
Apoyar la gestión documental de cartera, el envío de estados de cuenta y recordatorios de pago, y la recepción de comprobantes para su validación por el área responsable.
Coordinar agendas, reuniones y citas; apoyar la preparación de documentos para consejos de administración y asambleas; y realizar seguimiento a los compromisos asignados.
Apoyar el registro y la coordinación de reservas de zonas comunes, mudanzas y demás trámites internos, conforme a los procedimientos de la copropiedad.
Canalizar las novedades reportadas por vigilancia, aseo, mantenimiento y otros contratistas, e informar oportunamente a la administración.
Apoyar la divulgación del manual de convivencia y de las comunicaciones institucionales, manteniendo un trato respetuoso e imparcial con la comunidad.
Elaborar reportes de actividades, solicitudes atendidas, pendientes y demás información necesaria para el seguimiento de la gestión.
Desarrollar las demás actividades de apoyo administrativo relacionadas con el cargo que le sean asignadas.

FORMACIÓN Y EXPERIENCIA
Formación técnica o tecnológica en asistencia administrativa, gestión empresarial, administración o áreas afines. Experiencia en labores administrativas y atención al usuario, preferiblemente en conjuntos residenciales, edificios o empresas de administración de propiedad horizontal. Se valoran conocimientos básicos sobre el funcionamiento de las copropiedades, sus órganos de administración y sus procedimientos.

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

Manejo de Word, Excel, correo electrónico, herramientas digitales y archivo documental. Capacidad para elaborar comunicaciones con buena ortografía y redacción, organizar información, construir cuadros de seguimiento y priorizar tareas. Se valorará el conocimiento de programas administrativos o contables utilizados en propiedad horizontal.
Buscamos una persona con comunicación asertiva, disposición para trabajar en equipo, criterio para canalizar situaciones sensibles, capacidad de seguimiento y cumplimiento de plazos. Son fundamentales la puntualidad, la honestidad, la discreción, la paciencia y el manejo respetuoso de situaciones de inconformidad.
CONDICIONES DE LA VACANTE

Lugar de trabajo: Bogotá D.C, zona norte
Modalidad: Presencial
Horario: lunes a sábado,
Tipo de contrato: por labor contratada
Salario: A definir
Fecha de ingreso: inmediata