Auxiliar administrativo y logístico(a)

Descripción del cargo

Estamos buscando a una persona organizada, resolutiva y con gusto por el trabajo en equipo para sumarse como Auxiliar Administrativo(a) y Logístico en Institución de Educación Superior. Este rol es clave para que nuestros eventos académicos y administrativos se desarrollen de manera ordenada, eficiente y alineada con los protocolos institucionales.
Si disfrutas la coordinación, el orden y el trabajo en terreno, y te motiva contribuir a que cada evento sea una experiencia bien ejecutada y memorable, ¡nos encantará conocerte!

¿Cuál será tu misión?

Brindar apoyo operativo y administrativo en la planificación, ejecución y seguimiento de los eventos de la Facultad, asegurando el cumplimiento de los procedimientos establecidos, la correcta trazabilidad de la información y el respeto por los lineamientos institucionales.

Principales responsabilidades:

Gestión y seguimiento de eventos académicos

• Realizar el reporte de inscritos, cruzando datos entre personas registradas y asistentes reales, y generar un informe mensual consolidado.
• Verificar que los enlaces de registro de cada evento funcionen correctamente y contengan la información adecuada.
• Agendar los eventos académicos en Outlook para el equipo de eventos y experiencias, organizadores y calendario institucional.
• Consolidar bases de datos de eventos para reportes de acreditación.

Apoyo logístico en la planeación y preparación

• Gestionar el ingreso de invitados al campus: envío de correos, registro en la plataforma de seguridad, impresión de listados y coordinación con portería.
• Actualizar y administrar la base de materiales, así como preparar los recursos necesarios según cada evento.
• Programar traslados de equipos y materiales cuando sea necesario.
• Administrar las chaquetas de labor ocasional, llevando control de entrega y devolución, y gestionar su envío a lavandería.
• Generar enlaces de Zoom para eventos virtuales o híbridos y acompañar su ejecución.
• Administrar el inventario de prendas de dotación y hacer seguimiento a los préstamos.
• Notificar a las áreas correspondientes (seguridad, salud ocupacional, centro médico) cuando se realicen eventos masivos.
• Gestionar el proceso de contratación y seguimiento de pago para grupos musicales externos y ensambles de la Universidad.

Durante y después del evento

• Llevar el checklist de asistencia de estudiantes en labor ocasional, asegurando la correcta legalización de pagos.
• Aplicar encuestas de satisfacción presenciales para evaluar la experiencia de los participantes.
• Apoyar al equipo de eventos y experiencias en el montaje, preparación y desmontaje, verificando que todo esté dispuesto según lo planificado.
• Recibir y acompañar a proveedores en sitio, asegurando cumplimiento en tiempos de llegada, instalación y operación.

Expectativas del perfil que buscamos:

• Una persona con organización y atención al detalle, comunicación asertiva, proactividad y disposición, trabajo colaborativo.
• Técnico(a), tecnólogo(a) o estudiante universitario(a) en áreas administrativas, comunicación, gestión de eventos, logística o afines.
• Manejo de plataformas de gestión de eventos (idealmente Eventtia).
• Conocimiento básico de herramientas colaborativas como SharePoint y Microsoft Outlook.
• Dominio de Microsoft Office, especialmente Excel y Word.
• Conocimientos básicos en logística de eventos y atención al cliente.
• Deseable manejo de plataformas de encuestas y formularios digitales.
• Mínimo 1 año de experiencia en organización de eventos, apoyo logístico, manejo de bases de datos o atención al público.

Importante:

*Contrato fijo, presencial.