Auxiliar de comunicaciones - bucaramanga

Descripción del cargo

La Universidad Santo Tomás, Seccional Bucaramanga, abre convocatoria para proveer el cargo de Auxiliar del Departamento de Comunicaciones. La persona seleccionada será responsable de brindar apoyo administrativo, contable y operativo al departamento, mediante la gestión de cotizaciones, solicitudes de compra, trámites ante CAFP, recepción y seguimiento de facturas, organización documental y control de procesos y cronogramas. Asimismo, apoyará la coordinación de actividades, la gestión de agendas y la logística de eventos institucionales, contribuyendo al desarrollo oportuno de las actividades del área y al cumplimiento de los procedimientos y lineamientos institucionales.

Formación profesional:
Tecnólogo(a) en gestión administrativa, Gestión Empresarial, Gestión Contable y Financiera, Gestión de Mercados o afines

Experiencia laboral:
De un (1) año en adelante en el desarrollo de funciones asociadas al cargo y/o en empresas similares.

Funciones Generales:
• Solicitar, gestionar y consolidar cotizaciones de bienes y servicios requeridos por el Departamento de Comunicaciones, de acuerdo con las necesidades identificadas y los procedimientos institucionales establecidos.
• Preparar, organizar y proyectar las solicitudes ante CAFP, recopilando la información y los soportes requeridos para su presentación y realizando el seguimiento correspondiente, conforme a los procedimientos institucionales.
• Recibir, revisar y gestionar las facturas y sus respectivos soportes, verificando el cumplimiento de los requisitos establecidos, tramitando la documentación correspondiente y realizando seguimiento hasta su gestión ante las instancias responsables.
• Realizar seguimiento a los procesos administrativos, requerimientos y cronogramas del Departamento de Comunicaciones, verificando el avance de las actividades, el cumplimiento de los plazos establecidos y la actualización de la información relacionada.
• Organizar, clasificar y mantener actualizados los archivos físicos y digitales del departamento, garantizando la conservación, disponibilidad y consulta oportuna de la documentación, de acuerdo con los lineamientos institucionales.
• Registrar y actualizar la información administrativa relacionada con cotizaciones, solicitudes, facturas y servicios, utilizando las herramientas ofimáticas y los sistemas institucionales dispuestos para el control y seguimiento de los procesos.
• Brindar apoyo administrativo, logístico y operativo a las actividades del Departamento de Comunicaciones, atendiendo los requerimientos del área y contribuyendo al desarrollo oportuno de sus procesos y actividades institucionales.
• Apoyar la programación y coordinación de reuniones, actividades y compromisos del departamento, organizando las agendas, los recursos y la documentación necesaria para su adecuada ejecución.
• Elaborar, organizar y revisar comunicaciones, documentos, actas e informes administrativos requeridos por el departamento, garantizando la claridad y coherencia de la información y el cumplimiento de los lineamientos institucionales.
• Desarrollar las demás funciones asignadas por el jefe inmediato, relacionadas con la naturaleza del cargo y los objetivos del Departamento de Comunicaciones.