Auxiliar financiero(a) - sector educativo

Descripción del cargo

¿Te interesa el orden, el detalle y aportar a procesos que generan impacto social? Buscamos una persona comprometida, organizada y orientada al cumplimiento, que apoye la correcta gestión financiera y documental de las donaciones en Institución de Educación Superior.

Misión del cargo

Asegurar y hacer seguimiento minucioso a la gestión documental y a la creación de terceros, contribuyendo a un proceso eficiente de registro, contabilización y formalización de donaciones, aportes y patrocinios en el área.

Principales responsabilidades

-Gestión documental de donaciones:

Administrar, organizar y custodiar la documentación relacionada con donaciones, aportes y patrocinios, garantizando su correcta clasificación, digitalización, almacenamiento y acceso oportuno. Para ello deberá:

Administrar el archivo de donaciones en OneDrive o la plataforma definida para este fin.
Garantizar el correcto nombramiento y almacenamiento de los documentos según el esquema establecido.
Cargar los documentos en la Biblioteca de Donantes
Consultar y almacenar la documentación requerida de los donantes para la emisión de certificados de donación.
Coordinar con el área de correspondencia la entrega y recolección de documentación física.

-Control de cumplimiento normativo

Verificar que la documentación cumpla con la normativa legal, las políticas internas y los procedimientos establecidos para la formalización de donaciones, aportes y patrocinios. Para ello deberá:

Elaborar formatos de intención de donación para firma electrónica y firma física.
Solicitar mensualmente la documentación de existencia y representación legal de la Universidad.
Solicitar mensualmente las certificaciones bancarias de las cuentas de donaciones.

-Creación de terceros

Validar, registrar y hacer seguimiento a la información de terceros en las plataformas internas, asegurando su precisión y cumplimiento normativo. Para ello deberá:

Identificar y recopilar la información necesaria de los terceros.
Completar las plantillas requeridas para el proceso de creación.
Solicitar al área correspondiente la creación de terceros en el sistema.
Hacer seguimiento al proceso de creación y gestionar ajustes o correcciones cuando sea necesario.

-Apoyo operativo y atención a usuarios

Apoyar el envío de certificaciones y documentos requeridos para los procesos del área.
Brindar soporte en periodos de alta demanda de certificaciones de donantes, atendiendo requerimientos de usuarios.

-Generación de reportes

Elaborar reportes periódicos sobre la gestión documental, la creación de terceros y la formalización de transacciones, para los responsables del área.

Expectativas del perfil que buscamos:

-Buscamos una persona con atención al detalle, planeación, organización y trabajo en equipo, Tecnólogo(a) en Gestión Administrativa o carreras afines.

-Experiencia entre 1 y 3 años en procesos asociados a gestión documental, procesos administrativos y/o contables.

-Conocimientos en:

Manejo de sistemas de información contable y plataformas de registro de terceros.
Normas básicas de gestión documental y políticas de privacidad de datos.
Manejo de Excel.
Software de gestión documental y sistemas ERP (SAP, Oracle u otros).
Manejo de herramientas para digitalización y archivo.
Fundamentos en redacción y comunicación escrita.

Condiciones:
-Cntrato fijo a 11 meses, híbrido, de lunes a viernes, salario con todas las prestaciones de ley.