Especialista en suministros y envíos

Descripción del cargo

DEBERES DEL CARGO
Suministros y logística
• Recibir y verificar los envíos entrantes comparando los artículos y cantidades con los pedidos de compra, inspeccionando daños y documentando e informando cualquier discrepancia con fotos según sea necesario.
• Preparar y mantener los informes de recepción e inspección en ILMS comparando la información de recepción con las órdenes de compra y la documentación de adquisición, y archivar adecuadamente los documentos proporcionados por los proveedores que respalden la entrega de mercancías.
• Garantizar el cumplimiento de los procedimientos de distribución de propiedades para la asistencia extranjera y los artículos financiados por PD&S. Organizar y optimizar el almacenamiento mejorando la distribución del almacén y asignando el espacio de forma eficiente en función de la rotación, el tamaño y el peso.
• Mover, empaquetar y etiquetar los artículos para su almacenamiento o exportación utilizando carretillas de mano, montacargas y otros equipos de manipulación de carga, asegurando el cumplimiento de las normativas sobre materiales peligrosos.
• Coordinar e interactuar con representantes del Gobierno de Colombia (GOC) (incluidos supervisores administrativos, funcionarios, sub oficiales y soldados), contratistas, proveedores, oficiales de programa INL, asistentes de programa, agentes de adquisiciones y otro personal administrativo.
• Servir como principal punto de contacto para solicitar autorización de acceso al almacén INL y mantener una base de datos actualizada de los bienes almacenados, incluyendo fechas de recepción, órdenes de compra, partidas, cantidades y fechas de entrega.
• Preparar un informe bimestral que incluya las transferencias de bienes recibidos físicamente por el gobierno anfitrión.
• Presentar solicitudes de compra (PR) en Ariba para la adquisición de bienes y servicios esenciales para las operaciones normales de la unidad logística de INL. Antes de completar la entrega física de los bienes donados por INL al gobierno anfitrión, verificar que las unidades estén en proceso de verificación vigente. Notificar tanto al equipo de donaciones como a los programas INL si la verificación de la unidad ha expirado.
Encargado de envíos
• Brindar apoyo al despache aduanero para importaciones y exportaciones requeridas por los programas INL, incluyendo la coordinación de procesos en puertos marítimos con los gobiernos anfitriones para garantizar la entrega puntual de la carga a los destinos finales.
• Preparar y procesar documentos de envío, cartas y otros papeles para envíos entrantes y salientes, incluyendo la coordinación de la devolución de mercancías y artículos reparables a los proveedores.
• Recuperar activos y documentación de vuelos internacionales y otros puntos de recepción, realizar inventarios en el almacén de INL, puertos marítimos e instalaciones gubernamentales anfitrionas para asegurar que la carga recibida coincida con la documentación aduanera.
Tareas de conducción
• Operar vehículos y montacargas de INL para cargar, descargar y entregar suministros y equipos según lo necesite la Unidad de Logística de INL.
• Recuperar documentación y carga de los almacenes aduaneros y de las instalaciones aéreas del gobierno anfitrión.
• Adoptar medidas especiales de seguridad al transportar mercancías.
• Realizar inspecciones frecuentes de vehículos para garantizar el correcto funcionamiento y limpieza y realizar mantenimiento preventivo menor según sea necesario.
• Actuar como mensajero especial para entregar documentos o carga según lo necesite la Unidad de Logística y la División de Gestión de INL.
• Poseer una licencia de conducción válida y ser capaz de completar la Certificación de Conducción Incidental del gobierno de EE. UU. y realizar exámenes médicos en el puesto según sea necesario.

-Nivel de Idioma: Se requieren conocimientos básicos en inglés.