Gestor documental

Descripción del cargo

?? Propósito del cargo
Garantizar la administración integral, confiable y estratégica del ciclo de vida de la información y documentación institucional, asegurando su disponibilidad, preservación, trazabilidad y accesibilidad, mediante la aplicación de técnicas archivísticas actuales, tecnologías digitales, automatización e inteligencia artificial, en cumplimiento de la normatividad colombiana e internacional, y aportando a la operación y mejora continua del Sistema de Gestión Documental (SGD).
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??? Responsabilidades principales
Gestión documental y archivística
• Administrar el ciclo de vida documental: recepción, clasificación, retención, transferencia, consulta y disposición final.
• Procesar documentación física, digital, electrónica e híbrida conforme a la normativa del Archivo General de la Nación (AGN).
• Elaborar, actualizar y acompañar la implementación de instrumentos archivísticos (TRD, TVD, PGD, PPD, PINAR y Cuadro de Clasificación Documental).
• Gestionar inventarios documentales y transferencias primarias y secundarias.
Digitalización, automatización y calidad
• Digitalizar, indexar, nombrar y cargar documentos garantizando integridad, legibilidad y trazabilidad.
• Implementar y operar procesos de automatización documental (aprobación, revisión, cargue y almacenamiento).
• Aplicar OCR avanzado, herramientas de Machine Learning y NLP para clasificación automática y extracción de metadatos.
• Diseñar y ejecutar flujos de RPA (UiPath, Power Automate, Automation Anywhere).
• Realizar control de calidad y análisis de datos para optimizar tiempos, reprocesos y riesgos.
Gestión de archivo, consulta y seguridad
• Organizar y custodiar el archivo físico y digital, aplicando medidas de preservación y conservación.
• Atender solicitudes de consulta y préstamo documental, garantizando 0% de extravíos.
• Controlar accesos y asegurar la confidencialidad y seguridad de la información.
Cumplimiento y mejora continua
• Asegurar el cumplimiento de la Ley General de Archivos, normas AGN, ISO 15489 (si aplica) y políticas internas.
• Apoyar auditorías internas y externas relacionadas con gestión documental.
• Proponer e implementar mejoras continuas al SGD y a los procesos documentales.
• Brindar soporte y capacitación básica a los usuarios en procedimientos documentales.
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Formación
• Técnico, tecnólogo o profesional en Gestión Documental, Archivística, Bibliotecología, Ciencias de la Información, Administración, Ingeniería de Sistemas o carreras afines.
Experiencia
• Mínimo 4 años de experiencia en cargos de gestor, líder, técnico o tecnólogo en Gestión Documental o Archivística.
• Experiencia en implementación o mejora de Sistemas de Gestión Documental (SGD/ECM).
• Experiencia deseable en proyectos de transformación digital, automatización o uso de IA aplicada a documentos.
Conocimientos técnicos (nivel alto)
• Normatividad archivística colombiana y lineamientos del AGN.
• Creación y actualización de instrumentos archivísticos.
• Manejo de plataformas de gestión documental y colaboración: SharePoint, M-Files, DocuWare, OpenText, Alfresco u otras.
• Digitalización, metadatos, repositorios documentales y control de calidad.
Tecnologías deseables
• OCR, Machine Learning y NLP aplicados a documentos.
• RPA (UiPath, Automation Anywhere, Power Automate).
• Servicios de IA documental (Azure Cognitive Services, Amazon Textract, Google Document AI).
Competencias
• Alta organización y atención al detalle.
• Orientación al servicio y al cumplimiento.
• Capacidad de análisis y mejora continua.


Contrato Obra Labor
Bogotá Fontibón - Presencial
Salario a convenir