Asistente académico(a) administrativo(a)

Descripción del cargo

¿Te apasiona el ámbito académico y cuentas con habilidades organizativas excepcionales? Esta es tu oportunidad para aportar al crecimiento de nuestra Universidad.
Buscamos un(a) Asistente Académico Administrativo que apoye los procesos de la Dirección y la Coordinación Académica de Pregrado, asegurando el cumplimiento de políticas y procedimientos institucionales. Tu labor será clave para garantizar la efectividad administrativa, fortalecer la calidad académica y ofrecer un servicio de excelencia a todos nuestros usuarios.
Frentes de acción:
Apoyar y atender las solicitudes de estudiantes y profesores:
• Apoyar y orientar a estudiantes y profesores con los diferentes procesos académicos establecidos en el Reglamento General de Estudiantes de Pregrado y demás lineamientos de la Universidad.
• Procesar, responder y brindar información a las solicitudes presentadas por los estudiantes y profesores por medio de los diferentes canales de comunicación.
Gestionar el archivo:
• Actualización y creación de carpetas digitales de los estudiantes activos y graduados del programa, garantizando el flujo de información eficiente, ordenada y completa.
• Recopilar y archivar los contenidos programáticos y/o syllabus de los cursos, validando que la información corresponda a la oferta académica actual; enviar a cada profesor las plantillas correspondientes de cada curso, verificando que la alineación curricular y los resultados de aprendizaje a nivel de curso estén debidamente reflejados en cada uno de los programas. Atender las solicitudes de contenidos que puedan ser requeridas por estudiantes o la oficina de Registro.
• Apoyar el proceso de actualización y revisión de cursos del Catálogo general.
• Apoyar la elaboración de memorandos, formatos y demás documentos producto de los diferentes procesos académicos: Reintegros, reingresos, certificados, grados, etc.
Otras tareas asociadas a los programas:
• Apoyar las labores de Facultad o de Universidad.
• Gestionar las solicitudes de salones, talleres y salas de exposiciones por parte de usuarios de los departamentos, facultad y/o de otras facultades o dependencias de la universidad.
• Acompañar las iniciativas de divulgación por parte de la Facultad y/o Universidad para aspirantes de los programas.
• Seguimiento y reporte de las averías en la infraestructura física de los espacios de oficinas del departamento de Arte y de Historia del arte, espacios de exposición.
• Apoyar y participar activamente en el diseño, desarrollo e implemento de planes de mejora en los procesos académicos y administrativos.
• Apoyar el proceso de asignación y selección de monitorias.
• Hacer seguimiento a las evidencias de resultados de aprendizaje y organización de dicho material en un archivo compartido.
• Apoyar las actividades de scouting de los programas.
• Gestionar el préstamo y asignación de lockers de los programas.
• Organizar y clasificar, por carpetas correspondientes a cada período académico, las evidencias de Resultados de Aprendizaje de cada curso, remitidas por los profesores.
¿Qué buscamos?
• Tecnólogo(a) en gestión administrativa, financiera, logística o afines.
• Experiencia de uno a tres años en el sector de educación superior:
a) Gestión de procesos académicos: atención a estudiantes y profesores en instituciones de educación superior.
b) En gestión administrativa: contratación, compras y pagos a terceros, seguimiento de requerimientos de mantenimiento, organización y logística de reuniones y eventos, entre otros.
c) Manejo de bases de datos básicas (registro y actualización de información).

Conocimientos:
• Excelente manejo de Excel intermedio – avanzado.
• Manejo de Word, Power Point, Teams, Share Point, etc.
• Manejo de plataformas académicas y administrativas: bloque Neón, Banner, Power Bi, Oracle, entre otros.
• Políticas contratación, abastecimiento, compras y administración documental.