Analista administrativa

Descripción del cargo

Se solicita ANALISTA ADMINISTRATIVA, con 2 años de experiencia, profesional en carreras administrativas, manejo del software SAP, con competencias de Comunicación, Adaptación, Orientación a los resultados de calidad, Proactividad, Integridad, Trabajo en equipo y Compromiso.

Asistir y brindar apoyo en las actividades de las áreas de la dirección administrativa nacional, venta de bonos institucionales y tareas asignadas, de acuerdo con los lineamientos y directrices proporcionados para garantizar el cumplimiento de los objetivos del área.

Funciones y responsabilidades:

Atender las solicitudes realizadas por los clientes para la venta de bonos institucionales, (creación de clientes con la documentación solicitada para cumplimiento de SAGRILAFT, envío de cotizaciones, solicitud de factura al área contable, verificación de soportes de pago con el área de tesorería, conciliación de cartera, activación de bonos virtuales, requerimientos y PQR asociadas al funcionamiento de los bonos.
2. Organizar y archivar la correspondencia de las áreas relacionadas a la dirección administrativa.
3. Gestionar la caja menor para la adquisición de insumos y servicios requeridos por todas las áreas de regional y/o nacional.
4. Registrar, actualizar y mantener la información de proveedores, deudores y funcionarios en SAP.
5. Diligenciar formatos para la creación o actualización de proveedores, asegurando la integridad de los datos.
6. Generar órdenes de compra para el grupo de compras de administración.
7. Elaborar reportes mensuales sobre el uso de peajes por parte de los funcionarios.
8. Gestionar y monitorear el uso de peajes de la flota liviana nacional (Solicitud de tag, recargas mediante anticipos, legalización de factura, seguimiento a consumos y descuentos de nómina cuando corresponda.
12. Coordinar la entrega de vehículos y documentación a los funcionarios, así mismo, recibir e inspeccionar al momento de su devolución, garantizando el estado adecuado.
13. Agendar y dar seguimiento a mantenimientos y reparaciones de vehículos.
14. Gestionar y monitorear el consumo de combustible de la flota liviana.
15. Llevar a cabo el inventario y gestionar los pedidos mensuales de suministros de cafetería y papelería.
16. Distribuir los elementos de papelería y suministros a los funcionarios.
17. Apoyar en la gestión de cotizaciones para la compra de estanterías, electrodomésticos y elementos de aseo.
18. Custodiar y organizar el archivo físico de las oficinas de Nacional, garantizando su conservación y acceso oportuno.
19. Brindar apoyo al área de viajes durante el periodo de vacaciones de la coordinadora.
20. Contribuir por un buen clima laboral a través de la comunicación efectiva, lenguaje corporal adecuado, manejo de inteligencia emocional y trabajo en equipo.
21. Garantizar el cumplimiento a todo reglamento, política, proceso y/o procedimiento instaurado por la compañía.
22. Demas funciones solicitadas por el jefe inmediato.