Asistente administrativo

Descripción del cargo

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO
1 Apoyar a la Gerencia en trámites internos relacionados con correspondencia, requisiciones, novedades,
vistos buenos y demás relacionados, de acuerdo con las necesidades de la sede o proyecto.
2 Efectuar el control diario de los compromisos que deba cumplir el jefe inmediato y recordarle de ellos de
acuerdo con sus instrucciones, con el fin de garantizar la oportuna asistencia logística y administrativa
del área.
3 Administrar la disponibilidad de salas y coordinar la logística para atender las salas y elementos, cuando aplique
4 Controlar asignación de recursos por ausencias, incapacidades, vacaciones y renuncias de los agentes de mesas de servicios, para garantizar el cumplimiento de la operación del servicio.
5 Apoyar en la divulgación de políticas para el cumplimiento de reglamentos internos de la Organización.
6 Controlar la entrega y uso de vales de taxis suministrados al personal de servicios en el desempeño de sus funciones.
7 Realizar seguimiento de la herramienta de gestión de los casos creados para disponibilidad de recursos para las mesas de servicios.
8 Elaborar los informes de control de ingresos del personal en la sede o proyecto asignado.
remodelaciones en general cuando aplique.
9 Realizar control de temas administrativos, seguridad y reporte de adecuación, instalación,
10 Apoyar la Gerencia con el trámite la organización, archivo y custodia de los documentos del proceso o proyecto de acuerdo con los procedimientos y criterios de conservación y confidencialidad establecidos.
11 Actualizar las bases de datos relacionadas con inventarios, personal del proyecto o meses de servicios y realizar informes que le sean solicitados en el marco de su competencia.
12 Apoyar la logística de envío de repuestos y maquinas a las diferentes sedes de la sede o proyecto cuando se requiera.
13 Realizar comunicados de envíos de documentación a los procesos administrativos cuando se requiera.
14 Atender a los usuarios internos y externos según las políticas y lineamientos de servicio establecidos por la Organización.
15 Realizar reportes e informes en los plazos y tiempos establecidos.
16 Realizar las actividades que le sean asignadas por su jefe inmediato que correspondan a la
naturaleza de su cargo.
17 Participar en proyectos, acciones o actividades que aporten al cumplimiento de la misión de la
dependencia, en coherencia con el nivel y los requisitos exigidos para el cargo.
18 Cumplimiento de Indicadores de Gestión o ANS establecidos por su jefe inmediato.
8. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN HSEQ-SI
de su cargo.
1 Realizar las actividades que le sean asignadas por su jefe inmediato que correspondan a la naturaleza
2 Cumplimiento de Indicadores de Gestión o ANS establecidos por su jefe inmediato.
3 Realizar seguimiento y análisis a través de diversas técnicas, a los procesos gestionados por las mesas de servicios, con el fin de determinar automatizaciones
4 Definir el grupo de trabajo y las habilidades necesarias para ejecutar los planes de mejora 
5 Analizar datos de otros procesos de Gestión del Servicio de TI, para identificar oportunidades 
6 Contextualizarse en cada operación para proponer iniciativas de mejora 
7 Planear, coordinar, revisar, auditar, generar e implementar oportunidades de mejora del flujo del proceso. 
8 Coordinar y revisar que las actividades del flujo del proceso son realizadas de acuerdo con su planeación y alineada con el ciclo de vida del servicio. 
9 Participar en proyectos, acciones o actividades que aporten al cumplimiento de la misión de la
dependencia en coherencia con el nivel y los requisitos exigidos para el cargo.
10 Generar mejoras para el ciclo de vida del servicio.
11 Presentar los informes de avances y propuestas de mejora.
12 Generar planes de acción para disminuir servicios.
13 Liderar las implementaciones de las propuestas que pasan el análisis de viabilidad.
14 Propender por la implementación trasversal de las iniciativas y mejoras que se implemente en proyectos específicos y llevarlos al mayor número de proyectos donde puedan aplicar. 
15 Liderar y ser responsable por la optimización, uso, mantenimiento y mejoras que se realicen en los
desarrollos y/o aplicaciones desarrolladas internamente o inversiones en las que incurra la compañía
para mejorar las operaciones.