Jefe de facturación

Descripción del cargo

-Verificar el correcto funcionamiento del sistema de facturación (HELISSA) y reportar cualquier anomalía técnica.
-Creación de terceros en el sistema de facturación (HELISSA) con documentación básica con el Rut y cámara de comercio
-Montar en el sistema HELISSA las cotizaciones e información a facturar, conforme a las especificaciones indicadas de acuerdo a los procesos establecidos con cada cliente como lo son: Colgas, beisbol, Colsubsidio (piscilago), Dismacor, Halinera del valle, Manufacturas Eliot, Locatel, Mercuri, Santa Clara, entre otras.
-Garantizar la existencia, veracidad y custodia de los soportes de facturación, asegurando su entrega oportuna al área contable, conforme a la normatividad vigente.
-Participar activamente en las reuniones convocadas por la gerencia y la alta dirección.
-Identificar, aplicar y hacer seguimiento a cualquier cambio o novedad en el proceso de facturación, informando a los involucrados.
-Solicitar información complementaria al área encargada para asegurar la calidad de los datos facturados.
-Garantizar el cumplimiento de los requisitos y procedimientos establecidos por el Sistema de Gestión de Calidad (SGC).
-Revisar que los documentos de reporte de mantenimiento emitidos por los operarios coincidan con los valores facturados a través de evidencia fotográfica.
-Enviar encuestas de satisfacción a los clientes, asegurando el seguimiento a sus respuestas y la mejora del servicio.
-Realizar registros y seguimiento de acciones correctivas, preventivas o de mejora, derivados de quejas, reclamos o sugerencias a través del correo electrónico ****@*******************.***.**.
-Solicitar y recibir documentos de clientes para su creación o actualización en el sistema.
-Hacer seguimiento y revisión de información suministrada de los nuevos clientes a crédito
-Garantizar la confidencialidad de la información relacionada con facturación y datos de clientes.
-Ser responsable del cuidado, manejo y estado de los equipos y recursos asignados a su cargo (computadores, impresoras, calculadoras, teléfonos, mobiliario, etc.)
-Revisión y validación de autorización a caja menor para los mensajeros diariamente
-Seguimiento de compra de repuestos realizados por mensajeros y conciliación mediante cotizaciones
-Actualización y seguimiento de inventario (reposición y entrega de repuestos) con el almacenista
-Recepcion de pagos en efectivo y plataformas (Nequi y Daviplata) corroborando el ingreso del pago
-Seguimiento de cotizaciones pendientes por facturar de acuerdo a cada una de las empresas
Atender solicitudes de gerencia