Tecnico operativo en gestion documental - policarpa

Descripción del cargo

Brindar soporte administrativo y financiero en la ejecución de recursos del territorio, además de apoyar la gestión técnica y documental, validando y preparando la información física y electrónica, garantizando el cumplimiento de los lineamientos internos de la fundación orientados a la autenticidad, seguridad, integridad y disponibilidad a dicha información para el desarrollo de las actividades.
Área de formación: Técnico, tecnólogo o estudiante de Administración, Contabilidad, Sistemas de Información, Bibliotecología o afines.
(El área académica se puede homologar por 2 años de experiencia en las funciones de su cargo). Mínimo Seis (6) meses de experiencia como asistente administrativo, auxiliar contable, operativo y/o de Gestión Documental.
Funciones:
1. Elaborar las solicitudes de anticipos de recursos para gastos de viaje y demás actividades del programa.
2. Realizar el seguimiento y control a la ejecución de los anticipos, incluyendo la gestión y validación de los soportes correspondientes.
3. Elaborar la legalización de anticipos por concepto de gastos de viaje, oficina, mensajería, papelería e insumos de cafetería.
4. Elaborar, mantener y actualizar la base de control de anticipos solicitados y sus respectivas legalizaciones.
5. Solicitar, recibir y verificar los documentos soporte de los participantes del programa.
6. Informar de manera oportuna las novedades, inconsistencias o faltantes identificados en la documentación recibida.
7. Elaborar, administrar y actualizar las bases de datos relacionadas con el control de documentos recibidos, entregados y cargados.
8. Realizar controles de calidad sobre las carpetas físicas y digitales, garantizando su adecuado estado, organización interna y correcta clasificación.
9. Organizar la información interna de las carpetas de los proyectos bajo criterios cronológicos y temáticos.
10. Hacer seguimiento y verificación al cargue de documentos generados en las actividades de los proyectos desde las regionales.
11. Apoyar la socialización de los lineamientos de Gestión Documental a los equipos técnicos, garantizando la correcta creación, organización, archivo, digitalización y transferencia de los expedientes del programa.
12. Elaborar y actualizar los instrumentos archivísticos (cuadros de clasificación, tablas de retención y valoración documental), así como apoyar su implementación y seguimiento.
13. Elaborar y actualizar los formatos de transferencia documental e inventarios de archivo.
14. Entregar, a satisfacción, los soportes documentales del programa al centro documental, conforme a los estándares de calidad establecidos.
15. Apoyar las actividades administrativas, logísticas y operativas requeridas durante la implementación del programa y en las acciones con la comunidad.
16. Apoyar a la Gerencia en las actividades relacionadas con el Sistema de Gestión de Calidad.
17. Apoyar la elaboración de reportes, cronogramas, planes de acción y demás documentos requeridos por la Gerencia del área.
18. Participar en el análisis de procesos, documentación y procedimientos, así como en la formulación de propuestas de mejora para el área de Gestión Documental del programa.

La persona debe residir en la ciudad de Policarpa.