Administrativa secretaria

Descripción del cargo

Empresa del sector de construcción busca Secretaria Administrativa para apoyar la gestión administrativa, contractual, operativa y comercial de la empresa.

Buscamos una persona organizada, responsable, proactiva, comunicativa y con iniciativa, que no se limite a recibir información, sino que tenga la capacidad de realizar seguimiento, solicitar información, verificar datos, identificar inconsistencias y garantizar que los procesos se desarrollen de manera correcta y oportuna.

Funciones principales
-Manejo del correo corporativo Gmail, atención de llamadas y atención a clientes.
-Elaboración de cartas, informes, actas y demás documentos administrativos.
-Manejo y actualización de bases de datos en Excel.

-Seguimiento diario al personal operativo: establecer comunicación con trabajadores y supervisores para solicitar y recopilar información sobre las actividades realizadas, horarios, lugares, cantidades y novedades.

-Revisión y verificación de los partes diarios: realizar las consultas necesarias cuando la información esté incompleta, presente inconsistencias o requiera aclaración, garantizando que los reportes sean claros y precisos.

-Elaboración y revisión de liquidaciones de trabajos: verificar que las actividades ejecutadas correspondan con los trabajos efectivamente realizados, cantidades, precios, contratos y soportes, antes de proceder con su trámite para cobro.
Realizar seguimiento a trabajos pendientes de reportar, liquidar o facturar.

-Seguimiento y control de contratos, fechas, saldos, liquidaciones y procesos de facturación.

-Apoyo en la elaboración y gestión de cotizaciones, propuestas y estudios.
-Apoyo en procesos de contratación estatal y manejo de SECOP II.
-Elaboración, entrega y seguimiento de órdenes de trabajo y actas de entrega.
-Organización y control de registros fotográficos de los trabajos realizados.
-Organización y archivo de documentación física y digital.
-Atención y seguimiento a clientes, proveedores e instituciones.
-Apoyo en actividades comerciales y seguimiento de cotizaciones.
-Identificación y seguimiento permanente de procesos, compromisos y pendientes de la empresa.

Requisitos

Técnica, Tecnóloga o Profesional en Administración, Gestión Administrativa, Administración de Empresas o carreras afines.
Mínimo 2 años de experiencia en cargos administrativos, secretariales o similares.
Excelente manejo de Excel, Word, Gmail y herramientas digitales.
Buena redacción técnica y ortográfica
Capacidad de organización, seguimiento y gestión.
Capacidad para manejar múltiples tareas y prioridades.
Excelente comunicación verbal y escrita.
Orientación al servicio y atención al cliente.
Conocimiento de SECOP II y contratación estatal o disposición para aprender
con una actitud proactiva y comprometida.

Comisiones: posibilidad de recibir comisiones adicionales de acuerdo con el desempeño, iniciativa, cumplimiento, calidad del trabajo y resultados obtenidos, especialmente cuando se evidencie compromiso y gestión efectiva de los procesos a su cargo.

Horario: Lunes a viernes de 7:00 a.m. a 5:00 p.m.
Lugar: Bogotá, zona sur de la ciudad Perdomo alto.