Analista gestión documental - concesión túnel aburra oriente

Descripción del cargo

¡Estamos buscando talento para la Concesión Túnel Aburra Oriente!

Objetivo del cargo: Gestionar, organizar y conservar la documentación física y electrónica de la Concesión, garantizando el cumplimiento de la normatividad archivística vigente, la disponibilidad de la información y el soporte documental para la operación organizacional.

Estudios: Archivística y/o Gestión Documental; Ciencias de la Información y Documentación; Bibliotecología; Administración de Archivos; Administración de empresas con Certificación de estudios en Gestión Documental.

Contrato: Indefinido.

Horario: Lunes a viernes

Conocimiento/habilidades: Legislación Archivística Nacional Vigente. Normas Técnicas Colombianas de Gestión Documental. Norma ISO relacionada con la gestión documental. Herramientas ofimaticas (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) Gestión Documental Electrónica (SGDEA).

Funciones:
Dirigir el proceso integral de gestión documental, asegurando la actualización, organización, clasificación, conservación y procesamiento de la información física y digital producida y recibida por la Concesión.

Administrar el archivo activo, semiactivo e histórico, garantizando el cumplimiento de la normatividad archivística y de los procedimientos institucionales.

Gestionar la entrega, consulta y préstamo de documentos a las áreas, manteniendo trazabilidad, control de acceso y niveles de confidencialidad.

Elaborar, actualizar e implementar los instrumentos archivísticos: TRD, TVD, cuadros de clasificación, inventarios, índices y manuales de archivo.

Ejecutar procesos de disposición final documental, elaborando las actas correspondientes según normativa vigente.

Supervisar el funcionamiento, mantenimiento y estado físico de los archivos, planoteca y hemeroteca institucional.

Coordinar las sesiones, documentación y decisiones del Comité de Archivo Institucional.

Proponer, implementar y evaluar políticas, lineamientos, procedimientos e instructivos del proceso de gestión documental.

Capacitar, acompañar y evaluar a las áreas en la correcta aplicación de la TRD, transferencias, disposición final y demás actividades documentales.

Gestionar los recursos necesarios para la conservación, seguridad e integridad de los documentos en cualquier formato.

Asegurar la radicación, registro, clasificación y distribución de la correspondencia que ingresa y sale de la Concesión.

Suministrar a las áreas los documentos solicitados, asegurando el control, registro y seguimiento de los préstamos conforme a los procedimientos establecidos.

Garantizar la correcta disposición final de documentos conforme a la normatividad archivística.

Custodiar los planos, estudios y documentos técnicos de la Concesión, administrando la planoteca y hemeroteca.

Asegurar la confidencialidad e integridad de la información bajo su custodia, evitando pérdida, sustracción o uso indebido.

Diligenciar, analizar y reportar los indicadores de gestión documental, proponiendo mejoras basadas en resultados.

Elaborar y presentar informes periódicos que permitan evaluar el desempeño y necesidades del proceso.

Realizar otras funciones asignadas, acordes con la naturaleza del cargo.