Auxiliar administrativ@

Descripción del cargo

Técnico Auxiliar, Técnico Profesional o Tecnólogo en areas administrativas, secretariado o afines

1. Manejo de la agenda de la Gerencia
2. Redactar documentos (memorandos, cartas internas y externas, informes y reportes, etc.).
3. Recibir y hacer las llamadas telefónicas de la dependencia e informar los mensajes al Jefe o a la persona
correspondiente.
4. Recibir, sellar, fechar y entregar diariamente la correspondencia interna y externa recibida.
5. Elaborar órdenes de servicio.
6. Fotocopiar y/o enviar documentos por fax local o nacional.
7. Archivar los documentos
8. Cargar quincenalmente las novedades de personal al sistema
9. Diligenciar las solicitudes de almacén por el sistema. Previo Vo.Bo. De la Gerencia
10. Llevar el control de distribución y consumo de artículos enviados por el almacén, según solicitud tramitada.
11. Llevar archivo actualizado de los proveedores.
12. Elaboración de la solicitud de anticipos de gastos de viaje, que su superior le ordene.
13. Ser la responsable del manejo de la Caja Menor.
14. Ser responsable del manejo del Fondo Fijo.
15. Accesar y manejar el sistema de facturación
16. Generar la Orden de Transmisión por contratos en la ciudad.
17. Guardar, controlar y entregar los contratos a los asesores comerciales
18. Elaborar periódicamente las relaciones de ventas.
19. Enviar a facturación Bogotá la relación con los contratos y soportes requeridos y demás documentos que maneja el
proceso.
20. Confirmar por cada contratación de pauta la existencia del respectivo material en Grabación,
21. Entregar a los Asesores Comerciales las confirmaciones de horarios.
22. Diligenciar el formato tanto de suspensiones definitivas de los contratos y anulación de facturas y solicitar los
respectivos soportes (cartas de los clientes, memo de Gerencia, control electrónico, nueva distribución).
23. Recibir los contratos de los asesores comerciales
24. Recibir y pautar las ordenes de transmisión de las ciudades y de facturación.
25. Efectuar los cambios de materiales solicitados por escrito por los clientes, agencias o Asesores Comerciales.
26. Imprimir los controles de cumplimiento solicitados por los clientes o ejecutivos de ventas.
27. Archivar y controlar las ordenes de transmisión y memorandos.
28. Atender las solicitudes de información que requieran los clientes o Asesores Comerciales.
29. Ejecutar las suspensiones de la pauta de acuerdo con los memorandos de suspensión enviados por facturación o las
ciudades que tienen pauta ordenada en las emisoras.
30. Expedir certificaciones de pauta solicitadas por los clientes que la requieran.
31. Enviar materiales a las ciudades cuando se requiera.
32. Pautar las promociones de los eventos que se realicen en las diferentes emisoras ya sea a nivel local o nacional previa
entrega del material por parte de la Gerencia
33. Enviar material, confirmaciones de horarios y textos a otras ciudades por fax por correo y red.
34. Archivar las órdenes de transmisión de publicidad.
35. Recibir las órdenes de cambio de material y proceder a suspender la transmisión de publicidad.
36. Suspender o reiniciar la publicidad de acuerdo con las órdenes de suspensión de publicidad.
37. Hacer el Backup de pauta diariamente.
38. Registrar los movimientos diarios de ingresos de cartera.
39. Controlar que los anticipos realizados por los clientes a nivel local sean cruzados en contabilidad con las respectivas
facturas.
40. Enviar el primer día hábil del mes a Cartera Nacional los reportes de conformación de saldos de caja.