Auxiliar administrativo de posgrados- fecha de cierre: 3 de agosto

Descripción del cargo

¿A quién buscamos?

Buscamos un(a) Técnico(a) o Tecnólogo(a) en Administración, Gestión Documental, Secretariado o áreas afines, con experiencia mínima de un (1) año en cargos administrativos, preferiblemente en instituciones de educación superior o entidades con procesos académicos y administrativos.
Valoramos personas organizadas, orientadas al servicio, con habilidades para la atención al usuario, manejo documental y apoyo logístico, capaces de gestionar múltiples actividades de forma simultánea, mantener una comunicación efectiva con estudiantes, docentes y colaboradores, y brindar soporte oportuno al funcionamiento de los programas de posgrado.

Se valorarán conocimientos en:
Herramientas ofimáticas (Word, Excel y PowerPoint).
Gestión documental.
Manejo de plataformas institucionales y sistemas de información.
Docuware.
Elaboración de documentos administrativos.
Servicio al cliente y atención al usuario.

Competencias clave
Orientación al servicio.
Organización y planeación.
Comunicación efectiva.
Atención al detalle.
Trabajo en equipo.
Manejo de información confidencial.
Proactividad.
Capacidad para resolver problemas.
Adaptabilidad.
Gestión del tiempo.

Propósito del cargo

Brindar apoyo administrativo, documental y logístico a la Dirección de Posgrados, garantizando la adecuada atención a estudiantes, docentes y usuarios, el correcto manejo de la información académica y administrativa, y el desarrollo eficiente de los procesos institucionales que contribuyen a la calidad de los programas de posgrado.

Principales responsabilidades

• Atender de manera oportuna las solicitudes recibidas por teléfono, correo electrónico y de forma presencial por parte de estudiantes, docentes y usuarios internos y externos.
• Gestionar requerimientos, brindar información sobre procesos académicos, administrativos y financieros, y realizar el seguimiento correspondiente hasta su cierre.
• Registrar y hacer seguimiento a las solicitudes recibidas, garantizando respuestas dentro de los tiempos establecidos.
• Organizar, actualizar y custodiar la documentación académica y administrativa en medios físicos y digitales, conforme a las políticas institucionales de archivo.
• Administrar la herramienta Docuware, asegurando la correcta radicación, consulta, seguimiento y trazabilidad de los documentos.
• Crear y mantener actualizadas las carpetas digitales por programa, periodo académico o categoría documental.
• Elaborar listados de asistencia, actas, certificados y demás documentos requeridos para el desarrollo de las actividades académicas.
• Gestionar solicitudes de reserva de espacios y recursos físicos o tecnológicos mediante SUMA u otras plataformas institucionales.
• Elaborar y actualizar plantillas institucionales para comunicaciones, actas y documentos oficiales.
• Reportar y hacer seguimiento a incidentes tecnológicos que afecten el desarrollo de los procesos académicos o administrativos.
• Apoyar la elaboración, revisión y radicación de cuentas de cobro y documentos soporte para el pago de docentes.
• Coordinar los requerimientos logísticos relacionados con salones, equipos y materiales para clases y eventos académicos.
• Apoyar los procesos de autoevaluación y acreditación mediante la recopilación y organización de evidencias documentales.
• Participar en la organización de actividades institucionales como inducciones, sustentaciones, ceremonias de grado y demás eventos académicos.
• Apoyar la programación académica, asignación de salones y publicación de horarios en coordinación con la Dirección de Posgrados.
• Apoyar integralmente el proceso de grados, incluyendo la recepción y validación de documentos, preparación de actas y revisión de cuentas de cobro de docentes y jurados.
• Cumplir las demás funciones asignadas por las autoridades competentes, de acuerdo con la naturaleza del cargo.

Condiciones del cargo
Jornada: Tiempo completo.
Modalidad: Presencial.
Lugar de trabajo: Tunja.
Tipo de contrato: Término fijo inferior a un año.
Salario: 1.750.905