Auxiliar administrativo de viajes

Descripción del cargo

DEBERES Y RESPONSABILIDADES

Proceso de Calidad
-Revisar y validar la documentación de los viajes, verificando que facturas, formatos, valores, soportes y demás documentos requeridos se encuentren completos y sean consistentes con la información registrada.
-Revisar y controlar la información contable relacionada con los viajes, incluyendo valores, tarifas, anticipos, pagos, excepciones y legalizaciones, identificando inconsistencias y realizando los ajustes que correspondan dentro de su ámbito de responsabilidad.
-Registrar y consolidar la información de los viajes en el Expense Report y demás herramientas de control utilizadas por el área, de acuerdo con la documentación y soportes disponibles.
-Mantener actualizadas las bases de datos y registros de control del Área de Viajes.
-Realizar seguimiento a las observaciones identificadas durante las revisiones de calidad y apoyar su corrección con los analistas de viajes y las áreas involucradas.
-Contrastar la información relacionada con pagos y anticipos con los registros o información suministrada por el área contable.
-Elaborar y organizar informes y documentación relacionados con la gestión y control de los viajes.
-Apoyar el cumplimiento de los tiempos establecidos para la revisión, consolidación y entrega de la información del área.

Proceso de Viajes
-Apoyar la gestión administrativa de los viajes, atendiendo requerimientos, solicitudes y comunicaciones de los colaboradores y demás áreas involucradas.
-Gestionar y realizar seguimiento a requerimientos con hoteles, proveedores y demás aliados del proceso, de acuerdo con las actividades asignadas.
-Revisar los Travel Time Reports suministrados por los colaboradores, verificando que la información registrada sea completa, correcta y consistente con los datos del viaje, e identificar y reportar las inconsistencias que requieran corrección.
-Mantener contacto con los colaboradores para atender inquietudes relacionadas con la documentación y los procesos administrativos de los viajes.
-Apoyar las demás actividades administrativas asignadas por el Área de Viajes, de acuerdo con el alcance del cargo.

Apoyo administrativo y compras

-El/la Auxiliar Administrativo(a) brindará apoyo en la gestión de los procesos de adquisición de bienes y servicios requeridos para el adecuado funcionamiento de la organización, de conformidad con los procedimientos internos establecidos. Entre sus principales responsabilidades se encuentran:
-Recibir y gestionar las solicitudes de compra de bienes y servicios requeridos por las diferentes áreas de la organización.
-Solicitar cotizaciones a proveedores, asegurando la obtención del número de ofertas requerido de acuerdo con los procedimientos internos de compras.
-Elaborar cuadros comparativos de cotizaciones, considerando precios, especificaciones técnicas, tiempos de entrega, condiciones de pago, garantías y demás criterios relevantes para la selección del proveedor.
-Apoyar la búsqueda, identificación y evaluación de nuevos proveedores de bienes y servicios.
-Mantener actualizada la base de datos de proveedores y la documentación requerida para su registro y contratación.
-Apoyar la elaboración y trámite de órdenes de compra y demás documentos relacionados con el proceso de adquisición.
-Realizar seguimiento a las órdenes de compra emitidas y coordinar con los proveedores el cumplimiento de los tiempos y condiciones de entrega acordados.
-Verificar la recepción de los bienes y servicios adquiridos y apoyar la validación de la documentación soporte correspondiente.
-Verificar que las facturas recibidas correspondan con las cotizaciones, órdenes de compra, bienes o servicios efectivamente recibidos y demás documentos soporte, antes de remitirlas para el proceso de pago.
-Organizar, actualizar y mantener el archivo físico y/o digital de los procesos de compra, garantizando la adecuada conservación y trazabilidad de cotizaciones, cuadros comparativos, órdenes de compra, facturas y demás soportes.
-Apoyar el seguimiento a pagos de proveedores y atender consultas relacionadas con el estado de las compras y facturas.

Conocimientos
-Manejo de Microsoft Excel, mínimo nivel intermedio-avanzado.
-Manejo de Microsoft Word, Outlook y demás herramientas de Microsoft Office.
-Manejo y organización de documentación administrativa y contable.
-Revisión y validación de facturas, soportes, gastos y demás documentos.