Global events coordinator - global brand & marketing

Descripción del cargo

El/la Coordinador(a) Global de Eventos apoya la ejecución exitosa de eventos internos y externos a nivel mundial.

Trabajando de manera remota junto con socios de negocio de eventos globales y regionales, gerentes de proyectos de Marketing y Comunicaciones (MarCom) y equipos locales, este rol es responsable de transformar estrategias y briefings de eventos previamente aprobados en planes detallados de ejecución, coordinando todas las actividades necesarias para garantizar una experiencia de evento fluida y alineada con la marca.
Su objetivo es asegurar la ejecución eficiente de los eventos, en línea con los objetivos del negocio y fortaleciendo la presencia de la marca.

El/la Coordinador(a) Global de Eventos es responsable de ejecutar eventos aprobados mediante la conversión de estrategias finalizadas, briefings de eventos y planes promocionales en planes detallados de entrega y operación.
El rol coordina la logística, los proveedores, los requisitos de producción, la gestión de asistentes y las actividades de ejecución presencial, híbrida o virtual, bajo la supervisión estratégica de los líderes de eventos asignados.
Esta persona garantiza que los eventos se desarrollen con excelencia operativa, cumplan los estándares de marca y se ejecuten de manera consistente.

• Responsabilidades Principales
• Ejecución y Entrega de Eventos
• Ejecutar eventos aprobados en formatos virtuales, híbridos y presenciales.
• Transformar estrategias y briefings de eventos finalizados en planes detallados de ejecución.
• Desarrollar y administrar:
o Cronogramas de eventos.
o Guiones operativos del evento (Run of Show).
o Listas de verificación para la ejecución.
o Planes de recursos.
o Control de dependencias y seguimiento de escalaciones.
• Apoyar una ejecución impecable bajo la dirección de los Event Business Partners o los Gerentes de Proyecto de MarCom.
• Coordinar la logística del evento, incluyendo:
o Montaje del lugar.
o Servicio de catering.
o Transporte.
o Señalización.
o Registros.
o Requerimientos de producción.
• Coordinación de Producción y Proveedores
• Coordinar proveedores, sedes, agencias y socios de producción.
• Apoyar los procesos de adquisición y los cronogramas de entrega de servicios y materiales para eventos.
• Comprender los requisitos de producción definidos por los Especialistas de Eventos, incluyendo:
Coordinar actividades de cierre del evento, incluyendo:
• Habilidades y Experiencia
• Habilidades Requeridas
• Fuertes capacidades organizativas y de gestión de múltiples tareas.
• Excelentes habilidades de comunicación y gestión de stakeholders.
• Capacidad para coordinar varios eventos simultáneamente.
• Gran atención al detalle.
• Comodidad para trabajar con equipos de diferentes culturas y zonas horarias.
• Mentalidad orientada a la resolución de problemas y capacidad para actuar bajo presión.
• Habilidades Técnicas
• Dominio de Microsoft Office Suite:
o Teams
o Outlook
o PowerPoint
o Excel
• Manejo de plataformas para eventos y herramientas de registro.
• Experiencia con plataformas de reuniones virtuales y webinars.
• Conocimiento de herramientas de coordinación de proyectos como:
o Planner
o Trello
o Asana
• Experiencia Preferida
• Entre 3 y 5 años de experiencia en eventos, marketing, comunicaciones o roles de coordinación.
• Experiencia apoyando eventos regionales o globales de forma remota.
• Experiencia en entornos corporativos o multinacionales.


Educación
• Título universitario en Marketing, Comunicaciones, Gestión de Eventos o un campo relacionado (preferiblemente). Manejo del idioma inglés avanzado B2, C1

• Indicadores de Éxito (KPIs)
• Calidad y cumplimiento en la entrega de eventos.
• Satisfacción de los stakeholders.
• Cumplimiento del presupuesto.
• Métricas de asistencia y participación.
• Eficiencia operativa y mejora de procesos.
• Retroalimentación positiva de los asistentes.
• Entorno de Trabajo
• Rol de coordinación híbrido o remoto.
• Colaboración constante con equipos globales en diferentes zonas horarias.
• Puede requerir viajes ocasionales dependiendo de las necesidades de los eventos.
• Aspectos Adicionales (Opcionales)
• Especialización en áreas específicas de eventos.
• Experiencia en inteligencia artificial y tecnologías para eventos