Jefe administrativo bogotá

Descripción del cargo

Nos encontramos en la búsqueda de un(a) Administrativo(a) Jefe con experiencia en empresas de servicios, que cuente con sólidos conocimientos administrativos, contables y financieros. Será responsable de liderar y supervisar los procesos administrativos de la organización, garantizando el adecuado control de los recursos, la correcta ejecución de los procedimientos internos y el cumplimiento de las obligaciones legales, contables y operativas de la compañía.

¿Qué harás?

-Liderar la elaboración y seguimiento de la facturación, cotizaciones, presupuestos, remisiones y órdenes de compra en coordinación con la alta dirección.
-Programar, estructurar y ejecutar pagos a proveedores en plataformas bancarias, bajo supervisión de la Dirección y el área contable.
-Coordinar con áreas contables y de tesorería de los clientes para brindar seguimiento y supervisión de la cartera de la empresa.
-Administrar la caja menor (gastos y reembolsos) y ejecutar compras online (tiquetes, servidores, plataformas, pagos con tarjeta de crédito, etc.).
-Organizar y archivar la documentación administrativa, creando y manteniendo el inventario físico y digital de la empresa, y llevando control del uso adecuado de activos fijos.
-Elaborar manuales de procesos administrativos y contables, implementando políticas que beneficien a la organización.
-Consolidar y analizar los indicadores del proceso administrativo, con especial foco en los gastos.
-Coordinar compras administrativas, papelería, envíos y recursos tecnológicos (hardware/software), además de gestionar proveedores de mantenimiento y dotaciones.
-Efectuar cambios logísticos que fomenten la eficiencia en el trabajo y velar por el mantenimiento de las instalaciones físicas.
-Apoyar en licitaciones particulares y estatales, así como registrar proveedores y clientes con la documentación legal correspondiente.
-Elaborar y dar seguimiento a contratos de clientes, sus renovaciones y otrosíes.
-Implementar, supervisar y cumplir los programas definidos en el SG-SST, manteniendo un ambiente con adecuadas condiciones de higiene y seguridad.
-Participar en capacitaciones, simulacros e inspecciones, conociendo el plan de emergencias y las medidas ante contingencias o siniestros.
-Reportar actos, condiciones inseguras y accidentes; mantenerse informado de las reuniones del COPASST y contribuir al mejoramiento continuo.
-Conocer los riesgos de exposición y dar estricto cumplimiento al Reglamento Interno de Trabajo y de -Higiene y Seguridad Industrial.
-Gestionar directamente con clientes y atender requerimientos de la agencia cuando sea indicado.
-Coordinar la atención de visitas de clientes o prospectos en las dependencias de la empresa.
-Solicitar y enviar certificados o documentación requerida a clientes.

-Conocimientos Indispensables
-Facturación electrónica, cartera y tesorería.
-Elaboración y control de presupuestos.
-Programación de pagos y conciliaciones.
-Control documental y gestión administrativa.
-Indicadores de gestión y análisis financiero.
-Administración de inventarios y activos fijos
-Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
-Legislación laboral básica y procesos de contratación.
-Manejo de plataformas bancarias.
-Excel intermedio o avanzado.
-Google Sheets.