Asistente administrativo(a) decanatura -sector educativo

Descripción del cargo

¿Te apasiona ser el motor que hace posible una gestión académica eficiente y cercana?

En la Facultad de Derecho buscamos un(a) Asistente Administrativo(a) de Decanatura, organizado(a), proactivo(a) y con una alta orientación al servicio, que quiera brindar apoyo ejecutivo, administrativo y logístico a la Decanatura, contribuyendo al cumplimiento de las prioridades académicas, institucionales y estratégicas de la Facultad.

Misión del cargo:

Brindar soporte ejecutivo, administrativo y logístico a la Decanatura de la Facultad de Derecho, coordinando agendas, actividades, procesos administrativos, comunicaciones y requerimientos operativos, garantizando altos estándares de organización, confidencialidad y atención a la comunidad universitaria.

Principales responsabilidades:

Soporte ejecutivo y administrativo

• Gestionar la agenda del Decano, coordinando reuniones, citas, eventos y demás actividades institucionales.
• Realizar convocatorias, confirmaciones y seguimiento a reuniones, compromisos y solicitudes.
• Atender y canalizar llamadas, correos electrónicos y requerimientos dirigidos a la Decanatura.
• Recibir, orientar y brindar atención a visitantes, invitados y miembros de la comunidad universitaria.

Gestión documental y comunicaciones

• Elaborar, revisar y dar formato a informes, memorandos, presentaciones y demás documentos institucionales.
• Elaborar actas y realizar seguimiento a los compromisos derivados de las reuniones.
• Organizar y mantener actualizados los archivos físicos y digitales.
• Gestionar el flujo de información entre la Decanatura y las diferentes áreas de la Universidad, garantizando la confidencialidad de la información.

Gestión administrativa y financiera

• Tramitar órdenes de compra, solicitudes de pago y demás requerimientos administrativos.
• Gestionar facturas, proveedores y realizar seguimiento a los servicios contratados.
• Administrar la caja menor de acuerdo con los lineamientos institucionales.
• Apoyar procesos relacionados con la contratación de profesores de cátedra y otros requerimientos académicos.

Coordinación logística

• Gestionar reservas de espacios, recursos y materiales para reuniones y eventos.
• Coordinar viajes, tiquetes, alojamientos y legalización de gastos.
• Apoyar la organización de eventos académicos, institucionales y actividades de relacionamiento.
• Coordinar la atención de invitados nacionales e internacionales.

Seguimiento y mejora continua

• Consolidar bases de datos, reportes e informes administrativos.
• Realizar seguimiento a tareas, compromisos e indicadores de gestión.
• Identificar oportunidades de mejora en los procesos administrativos de la Decanatura.

Expectativas del perfil que buscamos:

Una persona organizada, discreta, resolutiva y con excelentes habilidades de comunicación, capaz de gestionar múltiples actividades de manera simultánea y brindar una atención cálida y oportuna a diferentes públicos.

*Tecnólogo(a) en Administración, Gestión Empresarial, Asistencia Administrativa, Gestión Organizacional, Logística, Secretariado Ejecutivo, Comunicación o áreas afines.

Conocimientos que valoramos:

• Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams).
• Gestión administrativa y documental.
• Elaboración de informes y presentaciones.
• Manejo de bases de datos.
• Organización de eventos y actividades institucionales.
• Procesos de compras y gestión de proveedores.
• Gestión de viajes y legalización de gastos.
• Servicio al cliente y manejo de información confidencial.

• Experiencia mínima de 3 años en asistencia administrativa o ejecutiva, gestión documental, coordinación de agendas, procesos administrativos y financieros, organización de eventos y atención a directivos.

• Se valorará la experiencia en instituciones de educación superior y en el apoyo a decanaturas, direcciones o gerencias.

Importante:

• Modalidad presencial de lunes a viernes.
• Contrato a término indefinido.