Asistente administrativo(a) - gestión y seguimiento de servicios

Descripción del cargo

Empresa dedicada a la prestación de servicios de mantenimiento locativo integral y obra civil menor, requiere Asistente Administrativo(a) para brindar apoyo a la gestión administrativa y seguimiento de los servicios atendidos por la compañía.
Buscamos una persona organizada, responsable, proactiva, prudente, atenta al detalle y con buena capacidad de aprendizaje, que pueda desenvolverse con autonomía en las labores propias del cargo, comprender las instrucciones recibidas y dar continuidad a las tareas asignadas.
Principales funciones:
• Recepción, registro y seguimiento de solicitudes de servicio.
• Actualización y control del estado de los casos mediante Excel.
• Manejo de plataformas administrativas y correo electrónico.
• Programación y seguimiento de servicios y personal técnico, teniendo en cuenta ubicaciones, direcciones, zonas, horarios, tiempos de desplazamiento y características generales del servicio, procurando una asignación organizada y eficiente.
• Comunicación y coordinación administrativa con personal técnico, proveedores y clientes.
• Elaboración de informes, cotizaciones, certificaciones, comunicaciones y demás documentos administrativos y comerciales.
• Revisión, organización y seguimiento de soportes, registros y evidencias de los trabajos realizados.
• Manejo y legalización de caja menor.
• Archivo y control documental.
• Apoyo en actividades administrativas y contables básicas.
Se requiere buen manejo de Excel, Word, correo electrónico y herramientas de ubicación, buena redacción y ortografía, capacidad de concentración, organización y seguimiento.
Buscamos una persona con iniciativa y criterio, que no se limite únicamente a ejecutar una instrucción, sino que procure comprender lo que está realizando, revise la información antes de proceder y tenga capacidad para consultar, investigar y utilizar las herramientas disponibles cuando desconozca un tema.
Debe contar con capacidad para identificar prioridades, resolver situaciones cotidianas y determinar qué asuntos puede gestionar directamente y cuáles requieren consulta, autorización o escalamiento a su superior, evitando interrupciones innecesarias y manteniendo una adecuada organización del trabajo.
Es importante contar con comunicación asertiva y profesional, prudencia, discreción y respeto por los roles, conductos, espacios de trabajo e información interna de la empresa, manteniendo un trato adecuado tanto con superiores y compañeros como con clientes, técnicos y proveedores.
Se valorarán conocimientos básicos o familiaridad con temas de mantenimiento locativo y construcción, como electricidad básica, plomería, griferías, cerrajería, pintura, acabados y unidades de medida. Estos conocimientos son requeridos únicamente para facilitar la comprensión, seguimiento y documentación administrativa de los servicios; el cargo no implica la ejecución de trabajos de mantenimiento.
También se valoran conocimientos básicos de contabilidad y/o experiencia en manejo de software contable Word Office.
Formación: Técnico o tecnólogo en áreas administrativas, contables o afines. También podrán aplicar bachilleres con experiencia comprobable en cargos administrativos o similares.
Valoramos principalmente la experiencia, actitud, responsabilidad, iniciativa, criterio, capacidad de aprendizaje, atención al detalle y compromiso con el trabajo.