Asistente contrato de egresos- licencia de maternidad

Descripción del cargo

¿Te apasiona la gestión administrativa y disfrutas aportar al funcionamiento eficiente de los procesos institucionales?

En la Dirección Administrativa buscamos un(a) Asistente de Contratos de Egresos, para cubrir una licencia de maternidad, una persona organizado(a), orientado(a) al detalle y con vocación de servicio, que quiera contribuir a la gestión administrativa de los procesos de contratación, garantizando una atención oportuna, eficiente y de calidad para las diferentes unidades de la Universidad.

Misión del cargo:

Ejecutar las actividades operativas y de seguimiento asociadas a la gestión administrativa del servicio de contratos de ingresos y egresos, garantizando una atención oportuna, eficaz y eficiente que responda a las necesidades de los usuarios y de las diferentes unidades de la Universidad.

Principales responsabilidades:

Gestión administrativa de contratos

• Apoyar los procesos de legalización de contratos de ingresos y egresos.
• Recibir y validar la documentación y los requisitos necesarios para cada caso.
• Registrar contratos y documentos asociados en el sistema ERP, cuando corresponda.
• Realizar seguimiento a la elaboración de minutas y a los procesos gestionados con la Dirección Jurídica.
• Revisar, enviar y administrar la documentación requerida con las diferentes áreas y terceros involucrados.
• Gestionar el trámite de firmas y realizar el cierre administrativo de los contratos asignados.
Gestión documental y actualización de la información
• Mantener actualizada la información relacionada con el estado y avance de los casos.
• Registrar la información en las herramientas institucionales definidas, como CRM, ERP, hojas de seguimiento y plataformas documentales.
• Organizar y custodiar los soportes, comunicaciones y documentos asociados a cada proceso.

Seguimiento y control de los casos

• Realizar el seguimiento periódico a los contratos y casos asignados.
• Elaborar reportes sobre el estado de los procesos.
• Gestionar el cierre de los documentos asociados a los contratos legalizados.
• Hacer seguimiento a actas, soportes de entrega y demás documentos requeridos.
• Realizar la revisión y notificación de recepciones de mercancía a proveedores y contratistas.

Apoyo en herramientas tecnológicas y gestión financiera

• Apoyar la configuración y el manejo de las herramientas tecnológicas asociadas al proceso de contratación.
• Gestionar las facturas de proveedores nacionales y la radicación de facturas de proveedores internacionales.
• Realizar seguimiento a la gestión de anticipos y demás procesos asociados a los contratos legalizados.

Expectativas del perfil que buscamos:

Una persona organizada, metódica y orientada al detalle, con capacidad para gestionar varios procesos simultáneamente y realizar un seguimiento riguroso a cada caso. Valoramos especialmente el compromiso con el servicio, la capacidad de aprendizaje, la organización y la habilidad para trabajar de manera colaborativa.

Formación académica:

• Tecnólogo(a) en Gestión de Procesos Administrativos, Gestión Contable o áreas afines.

Conocimientos que valoramos

• Gestión de procesos administrativos o logísticos.
• Conceptos básicos financieros y contables.
• Gestión documental.
• Manejo de herramientas ofimáticas.
• Sistemas ERP y herramientas de seguimiento.
• Servicio al cliente.
• Procesos de compras, contratación y legalización de contratos.

Importante

• Experiencia de 1 a 3 años en gestión de casos, apoyo administrativo, compras, contratación o procesos afines.
• Se valorará la experiencia en instituciones educativas o en organizaciones de prestación de servicios.
• Contrato por cubrimiento de licencia de maternidad.