Asistente de gerencia - firma jurídica

Descripción del cargo

Importante firma de abogados se encuentra en búsqueda de una Asistente de Gerencia para brindar acompañamiento directo al CEO y socios de la firma, siendo un apoyo clave en la organización de sus agendas, coordinación de reuniones, atención de requerimientos y gestión administrativa y documental.

Buscamos una persona con excelente presentación personal, comunicación verbal y escrita, criterio, organización, discreción y alto sentido de responsabilidad, capaz de desenvolverse con seguridad y profesionalismo frente a clientes, abogados, socios y diferentes grupos de interés.

Será especialmente valorada la experiencia en firmas jurídicas, conocimientos básicos en Derecho o formación como abogada, aunque este último aspecto no será excluyente frente a una candidata con experiencia sólida y excelentes competencias para el cargo.

¿Cuál será tu misión?

Brindar soporte ejecutivo, administrativo y operativo al CEO y socios de la firma, facilitando la organización de sus agendas, coordinación de citas y reuniones, seguimiento de compromisos y adecuada gestión de información, documentos y requerimientos internos, manteniendo en todo momento altos estándares de confidencialidad, criterio y servicio.

Principales responsabilidades:

- Asistencia a Gerencia y manejo de agenda
- Gestionar y mantener actualizadas las agendas del CEO y socios de la firma.
- Coordinar citas, reuniones, llamadas y compromisos, realizando el seguimiento correspondiente.
- Organizar reuniones internas y externas, confirmando horarios, asistentes y requerimientos logísticos.
- Realizar seguimiento a compromisos, pendientes y solicitudes de la gerencia.
- Brindar atención y acompañamiento a clientes, abogados, socios y demás personas que interactúen con la firma.
- Apoyar al CEO y socios en las diferentes necesidades administrativas y operativas de su gestión.

Gestión documental y administrativa

- Organizar, clasificar y mantener actualizados los archivos físicos y digitales.
- Gestionar expedientes y registros documentales de acuerdo con los procedimientos de la firma.
- Apoyar procesos de auditoría de expedientes y diligencia debida.
- Transcribir actas, informes, comunicaciones, documentos institucionales y documentos derivados de reuniones o audiencias.
- Redactar y procesar correspondencia, informes y diferentes documentos administrativos.
- Elaborar y actualizar bases de datos, plantillas y reportes en Microsoft Excel.
- Consolidar información administrativa y realizar seguimiento a procesos internos.

Apoyo contable y operativo

- Apoyar en el registro preliminar de operaciones contables básicas.
- Organizar soportes de gastos, facturación y documentación financiera.
- Apoyar la verificación y conciliación básica de cuentas o movimientos administrativos.
- Velar por el adecuado uso y control de los recursos corporativos.

Confidencialidad y cumplimiento

- Manejar información confidencial y sensible con absoluta reserva y criterio profesional.
- Cumplir las políticas de seguridad de la información, protección de datos y Habeas Data.
- Cumplir los procedimientos internos, políticas de calidad y disposiciones del SG-SST.

Perfil que buscamos:

- Técnica, tecnóloga o profesional en áreas administrativas, secretariales, jurídicas, contables o afines.
- Experiencia previa como Asistente de Gerencia, Asistente Ejecutiva, Secretaria Ejecutiva, Asistente de Presidencia o cargos similares.
- Experiencia en manejo de agendas, coordinación de reuniones y asistencia directa a cargos directivos.
- Manejo de herramientas ofimáticas, especialmente Excel.
- Excelente expresión verbal y escrita, ortografía y redacción.
- Excelente presentación personal y trato cordial y profesional.
- Alta capacidad de organización, seguimiento y atención al detalle.
- Discreción, confidencialidad, criterio y manejo responsable de información sensible.
- Proactividad, autonomía y facilidad para relacionarse con diferentes públicos.