Asistente de matrículas - comité de matrículas

Descripción del cargo

¿Te apasiona brindar un servicio de calidad y acompañar a los estudiantes en momentos clave de su trayectoria académica? Esta es tu oportunidad para marcar la diferencia.
Buscamos un(a) Asistente de Matrículas que se encargue de la gestión operativa y logística de los comités de matrículas, asegurando respuestas personalizadas y oportunas a nuestros estudiantes. Tu labor será esencial para garantizar registros precisos en los sistemas institucionales y ofrecer una atención empática que eleve la experiencia del usuario.
Tu impacto será:
• Optimizar la oportunidad y eficiencia del servicio.
• Ser el puente de confianza entre la institución y los estudiantes.
• Contribuir a una experiencia académica fluida y satisfactoria.
Si eres una persona organizada, proactiva y con vocación de servicio, ¡esta convocatoria es para ti! Frentes de acción:
Operar la logística y preparación documental de los comités de matrículas y apoyo financiero para garantizar el oportuno desarrollo de las sesiones.

• Preparar y verificar la documentación completa de las solicitudes ingresadas por los estudiantes previo a las sesiones de comité.
• Agendar las sesiones de los comités y organizar los expedientes e insumos requeridos para el estudio de los casos.
• Consolidar la información para la elaboración de borradores de actas y registrar los acuerdos u observaciones de cada sesión.

Redactar y tramitar las comunicaciones y respuestas personalizadas derivadas de los comités para notificar las decisiones a la comunidad estudiantil.

• Redactar comunicaciones personalizadas, claras y empáticas para notificar a los estudiantes las decisiones adoptadas por los comités, asegurando los estándares de experiencia VAF.
• Remitir a las Facultades y dependencias correspondientes las notificaciones sobre resoluciones y autorizaciones aprobadas.
• Registrar y actualizar el estado de atención y trazabilidad de los casos en el sistema Salesforce.

Registrar los movimientos operativos y autorizaciones en los sistemas de información para asegurar la actualización de los datos financieros.

• Registrar en las plataformas institucionales (ERP, Oracle CPQ, OCC, Banner) las autorizaciones de pago, ajustes y estados aprobados en comité.
• Verificar la correcta generación de enlaces de pago y apoyar el trámite inicial de solicitudes de pagos mixtos y anticipos.
• Reportar oportunamente a su jefe inmediato cualquier inconsistencia o falla informática en el procesamiento de las solicitudes.

Atender y orientar a estudiantes sobre el estado de sus trámites de matrícula para brindar un servicio oportuno y cercano.

• Atender inquietudes y consultas de primer nivel de estudiantes y familias respecto al estado de sus solicitudes ante los comités.
• Orientar a los usuarios sobre los requisitos, fechas y canales de atención de Servicios Financieros a Estudiantes.
• Escalar al Profesional de Matrículas los casos complejos o excepciones que sobrepasen el procedimiento estándar.
¿Qué buscamos?

• Tecnólogo o profesional en Administración, Ingeniería Industrial, Ciencias Sociales, Comunicación, Economía o áreas afines.
• Experiencia de 1 a 3 años en instituciones de educación superior brindado servicio y atención al usuario en el área de matriculas, soporte operativo a comités o mesas de trabajo, y gestión de casos.
• Experiencia en la operación diaria, registro de información y seguimiento de solicitudes a través de sistemas CRM (idealmente Salesforce) o plataformas transaccionales/ERP.
• Experiencia en la preparación de comité de matriculas, verificación y organización de expedientes, insumos documentales y actas para comités o reuniones de toma de decisiones.

Conocimientos requeridos:
• Ortografía y comunicación escrita asertiva/empática.
• Servicio al cliente y gestión de peticiones/consultas.
• Manejo de sistemas CRM (deseable Salesforce).
• Organización de archivos, expedientes y elaboración de actas.