Auxiliar administrativo

Descripción del cargo

SALARIO MINIMO

Perfil buscado

Buscamos una persona organizada, responsable y proactiva, con excelente redacción y habilidades de comunicación, capaz de gestionar documentación de proyectos, realizar seguimiento administrativo y mantener una comunicación efectiva con clientes, proveedores y contratistas.

Objetivo del cargo

Brindar apoyo administrativo, documental y operativo a los proyectos de ingeniería de la compañía, garantizando el adecuado control y seguimiento de la información técnica, contractual, financiera y de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), contribuyendo al cumplimiento de los requisitos establecidos para cada proyecto.

Funciones principales:
- Elaborar informes de seguimiento, avance y cierre de proyectos.
- Elaborar actas de inicio, comités, reuniones de seguimiento y cierre de proyectos.
- Revisar contratos, órdenes de servicio y documentación relacionada con proyectos de ingeniería.
- Revisar y analizar cotizaciones, propuestas técnicas y económicas, generando observaciones para su evaluación.
- Apoyar el análisis comparativo de ofertas presentadas por proveedores y contratistas.
- Realizar seguimiento documental a contratistas y proveedores.
- Verificar y controlar la documentación legal requerida para la ejecución de proyectos, incluyendo RUT, Cámara de Comercio, pólizas, matrículas profesionales y demás documentos aplicables.
- Realizar revisión documental de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), verificando certificados de trabajo en alturas, exámenes médicos ocupacionales, afiliaciones y pagos a seguridad social, así como capacitaciones requeridas.
- Gestionar y mantener actualizados los archivos físicos y digitales de cada proyecto.
- Elaborar informes y reportes de gestión solicitados por la dirección.
- Realizar seguimiento y control de gastos asociados a los proyectos.
- Solicitar, recopilar y organizar información requerida por clientes, contratistas y proveedores.
- Atender llamadas, correos electrónicos y demás comunicaciones relacionadas con los proyectos.
- Apoyar los procesos de cierre administrativo y documental de los proyectos.

Conocimientos y requisitos indispensables
- Excelente redacción y ortografía.
- Manejo intermedio de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook y PowerPoint).
- Experiencia en elaboración de informes, actas y control documental.
- Conocimientos básicos en revisión documental de contratos y procesos administrativos.
- Capacidad para organizar y analizar información de proyectos.
- Experiencia en comunicación telefónica y seguimiento a clientes, proveedores y contratistas.
- Habilidad para solicitar información y gestionar documentación oportunamente.
- Deseable conocimiento básico en documentación de SST.

Competencias
- Excelente comunicación verbal y escrita.
- Organización y atención al detalle.
- Servicio al cliente.
- Planeación y seguimiento.
- Proactividad e iniciativa.
- Capacidad de análisis.
- Responsabilidad y compromiso.
- Trabajo en equipo.
- Manejo adecuado de información confidencial.
- Capacidad para trabajar bajo presión y cumplir plazos establecidos.