Secretaria administrativa

Descripción del cargo

Brindar apoyo administrativo a la dirección, coordinación y demás áreas de la institución, facilitando el desarrollo oportuno de las actividades y procesos.
Gestionar y organizar la documentación física y digital del área, garantizando su adecuada clasificación, actualización, custodia y disponibilidad.
Elaborar, recibir, registrar, distribuir y hacer seguimiento a comunicaciones, oficios, cartas, memorandos, informes y demás documentos administrativos.
Atender y orientar a colaboradores, familias, proveedores, estudiantes y demás personas que requieran información o apoyo relacionado con los servicios y procesos administrativos.
Gestionar la agenda de la dirección o área asignada, coordinando reuniones, citas, actividades y compromisos, y realizando el seguimiento correspondiente.
Coordinar aspectos logísticos para reuniones, eventos, comités y actividades institucionales, incluyendo espacios, materiales, convocatorias y demás requerimientos.
Realizar seguimiento a solicitudes y requerimientos administrativos, verificando su atención dentro de los tiempos establecidos y escalando oportunamente aquellos que lo requieran.
Registrar y actualizar información en los sistemas, plataformas y bases de datos institucionales, asegurando la calidad y confiabilidad de los datos.
Apoyar la elaboración y consolidación de informes, reportes y bases de datos requeridos para el seguimiento de las actividades del área.
Gestionar solicitudes de compra, suministros y servicios del área, de acuerdo con los procedimientos y autorizaciones establecidos por la institución.
Realizar control y seguimiento a recursos, materiales e insumos administrativos, identificando oportunamente necesidades de reposición o abastecimiento.
Apoyar la gestión de facturas, cuentas de cobro, órdenes de compra y demás documentos administrativos, realizando las validaciones y seguimientos correspondientes.
Preparar actas, agendas y documentos de reuniones, así como realizar seguimiento a los compromisos definidos y mantener actualizados los registros.
Apoyar la coordinación de procesos administrativos internos, articulando las solicitudes entre las diferentes áreas de la institución.
Garantizar la adecuada atención telefónica, presencial y por medios digitales, manteniendo una comunicación cordial, oportuna y orientada al servicio.
Cumplir y promover los procedimientos, políticas y lineamientos institucionales relacionados con sus responsabilidades.
Proteger la confidencialidad de la información administrativa y de las personas a la que tenga acceso en el desarrollo de sus funciones.
Identificar oportunidades de mejora en las actividades administrativas de su responsabilidad y proponer alternativas que contribuyan a optimizar tiempos, recursos y calidad del servicio.