Asistente administrativo- nivel avanzado en excel -sector educativo

Descripción del cargo

¡Te invitamos a ser parte de nuestro equipo en la Facultad de Administración! Nos encontramos en búsqueda de Asistente Administrativo(a) de Programa, que quiera aportar desde la organización, la gestión administrativa, el servicio y el trabajo en equipo al buen desarrollo de los procesos académicos del programa. Este cargo es fundamental para el funcionamiento del día a día del pregrado y para brindar una atención cercana y oportuna a estudiantes, profesores y aspirantes.

La misión del cargo será dar cumplimiento a las directrices y lineamientos establecidos por la Universidad en organización documental y trámites administrativo-académicos, garantizando respuestas oportunas a las solicitudes de la comunidad de los programas de pregrado.

Principales responsabilidades:

Gestión documental y de recursos:

-Apoyar al Centro de Servicios Académicos en la apertura, actualización y custodia de las carpetas de estudiantes de pregrado y demás documentos importantes.

-Realizar solicitudes de contratos de profesores de cátedra, bonificaciones y labores ocasionales.

-Gestionar las compras del programa.

-Tramitar solicitudes con otras unidades de la Universidad (por ejemplo, convenios con Jurídica).

-Mantener actualizada semestralmente la base de datos de profesores y programas de curso.

-Gestionar, administrar y entregar los recursos necesarios para el inicio de cada semestre académico (bonos de parqueadero, materiales, software, entre otros).

-Coordinar, desde el pregrado y con las áreas correspondientes, la logística de actividades y eventos: alimentación, transporte, espacios, tecnología, seguridad, ingresos al campus, plan de emergencias y personal de apoyo.

Apoyo a procesos académico-administrativos:

-Apoyar los requerimientos del gestor administrativo en términos de recursos, logística y comunicaciones.

-Apoyar los requerimientos del gestor académico en términos de recursos, logística y comunicaciones.

-Recibir y validar el cumplimiento de requisitos de grado de los estudiantes.

-Realizar revisiones de carpetas de avance de carrera.

-Tramitar la actualización de información en plataformas institucionales.

-Actualizar listas de difusión de estudiantes y profesores y la lista de inscritos en los cursos del programa.

Servicio y atención a la comunidad:

-Gestionar el Fresh Desk del programa, dando respuesta a las solicitudes dentro de los tiempos establecidos.

-Atender y orientar a estudiantes, profesores y externos sobre trámites administrativos y académicos, y canalizar las solicitudes cuando corresponda.

-Brindar información a estudiantes sobre procesos e instancias de la Universidad que prestan servicios de apoyo estudiantil.

-Ejecutar el cronograma de comunicaciones a aspirantes y familias y atender sus solicitudes.

-Apoyar actividades y sesiones informativas para aspirantes del programa.

Expectativas del perfil que buscamos:

-Una persona con iniciativa, proactividad, dinamismo, habilidades de organización, buen manejo de la información y excelente servicio al usuario. Que disfrute trabajar en equipo, apoyar procesos académicos y administrativos, y que tenga una actitud de servicio y solución.

-Profesional en Administración o carreras afines.

-Conocimientos y habilidades en Manejo avanzado de Excel.

Importante:

-Contrato a término Indefinido, presencial de lunes a viernes, salario con todas las prestaciones de ley mas beneficios adicionales.