Asistente administrativo(a) de proyectos

Descripción del cargo

¿Te apasiona organizar información, facilitar procesos y contribuir a que los proyectos avancen de manera ordenada y oportuna?

En la Facultad de Administración buscamos un(a) Asistente Administrativo(a) de Proyectos que brinde soporte administrativo, documental y logístico a los proyectos de investigación y consultoría, acompañando a docentes e investigadores en sus diferentes etapas y asegurando el cumplimiento de los procedimientos institucionales.

Misión del cargo:

Gestionar el soporte administrativo, documental y logístico de los proyectos de investigación y consultoría de la Facultad, asegurando la adecuada ejecución de los procesos asociados a la identificación de oportunidades de financiación, la administración de la información, el cumplimiento de los procedimientos institucionales y la atención oportuna a docentes e investigadores.

Principales responsabilidades:

Soporte a la formulación de proyectos:

-Recopilar y organizar documentación, anexos y formatos requeridos para la radicación de propuestas de proyectos internos y externos.

-Apoyar a investigadores en la preparación de los componentes administrativos y financieros requeridos para la presentación de iniciativas.


Gestión administrativa y financiera de proyectos:

-Radicar y hacer seguimiento a solicitudes operativas de proyectos aprobados, verificando el cumplimiento de cronogramas, presupuestos y requerimientos establecidos.

-Hacer seguimiento a productos, compromisos y requerimientos asociados a los proyectos frente a la Vicerrectoría de Investigación y Creación y otras áreas involucradas.

Gestión documental e información:

-Organizar, foliar y custodiar los expedientes físicos y digitales de proyectos y consultorías, garantizando su trazabilidad y disponibilidad.

Bases de datos y reportes:

-Organizar y actualizar bases de datos y tableros de seguimiento de la ODPI, asegurando la calidad y oportunidad de la información.

-Extraer y consolidar reportes básicos de acuerdo con los requerimientos del área.

Servicio y articulación con usuarios:

-Atender, orientar y dar respuesta a consultas rutinarias de profesores sobre trámites administrativos y requerimientos operativos.

-Articular la comunicación entre investigadores, entidades financiadoras y unidades administrativas de la Universidad, realizando seguimiento oportuno a solicitudes y requerimientos.


Expectativas del perfil que buscamos:

Una persona organizada, metódica y orientada al servicio, con atención al detalle, capacidad para hacer seguimiento a múltiples solicitudes y facilidad para gestionar información y documentación. Valoramos especialmente la proactividad, responsabilidad, comunicación clara y capacidad para trabajar de manera articulada con diferentes actores.

Formación: Tecnólogo(a), deseable profesional en Administración, Gestión Administrativa, Finanzas, Gestión Documental, Tecnología en Proyectos o áreas afines.

Conocimientos que valoramos:

-Paquete Office y Excel intermedio.
-Gestión documental y manejo de archivos.
-Gestión administrativa y financiera básica de proyectos.
-Manejo de bases de datos y repositorios de información.
-Herramientas institucionales para seguimiento de proyectos.
-Herramientas básicas de análisis y visualización de información.
-Manejo básico de herramientas de IA generativa.
-Inglés intermedio (B2).

Experiencia:

Entre 1 y 3 años de experiencia en apoyo administrativo a proyectos, gestión documental, seguimiento presupuestal, manejo de bases de datos, atención a usuarios y/o procesos académicos o de investigación.

Importante:

*Contrato inicialmente temporal por 3 meses, con probabilidad de prórroga.