Auxiliar administrativo

Descripción del cargo

Objetivo del cargo

Brindar soporte administrativo y operativo a las diferentes áreas de GLOINT INTERNATIONAL GROUP S.A.S., garantizando organización documental, seguimiento de procesos, atención de requerimientos internos, control de información y apoyo a las gerencias y empresas que conforman el ecosistema GLOINT.

El cargo deberá contribuir a que los procesos administrativos del grupo se ejecuten de manera ordenada, oportuna, confidencial y trazable.

Funciones principales

Gestión administrativa
Gestionar, organizar y mantener actualizados archivos físicos y digitales.
Elaborar cartas, certificaciones, comunicaciones, actas y documentos administrativos.
Recibir, clasificar y direccionar correspondencia y documentación.
Mantener bases de datos y registros administrativos actualizados.
Realizar seguimiento a solicitudes internas y tareas administrativas pendientes.
Apoyar la elaboración de informes periódicos para las gerencias.
Coordinar requerimientos de papelería, suministros y elementos administrativos.
Llevar control documental de proveedores y servicios contratados.
Apoyo a Dirección y Gerencias
Apoyar administrativamente a Gerencia General y demás gerencias del grupo.
Coordinar agendas, reuniones y compromisos administrativos cuando sea requerido.
Preparar documentación y material necesario para reuniones.
Elaborar actas y llevar seguimiento de compromisos.
Consolidar información solicitada por Dirección General.
Mantener control sobre fechas, vencimientos y compromisos administrativos.
Soporte al Grupo Empresarial
Atender requerimientos administrativos de las diferentes compañías y unidades de negocio pertenecientes a GLOINT Group.
Canalizar solicitudes hacia las áreas responsables: Financiera, Talento Humano, Comercial, Legal, Tecnología y Operaciones.
Apoyar la implementación del Sistema Corporativo de Gestión GLOINT (SCG-GLOINT).
Mantener organizada la documentación corporativa de las diferentes empresas y proyectos del grupo.
Control y confidencialidad
Manejar responsablemente información administrativa, financiera y corporativa.
Custodiar documentos confidenciales.
Cumplir las políticas de tratamiento de datos y seguridad de la información.
No compartir información interna sin autorización.
Garantizar trazabilidad y correcta conservación de los documentos bajo su responsabilidad.