Asistente de vicepresidencia jurídica / secretaría general

Descripción del cargo

Misión del cargo: Brindar soporte administrativo, logístico y de gestión a la Vicepresidencia para garantizar el adecuado funcionamiento de las actividades, facilitar la toma de decisiones y contribuir al cumplimiento oportuno de los objetivos estratégicos del área.

Funciones Principales:
- Coordinar la agenda del Vicepresidente gestionando adecuadamente los espacios,
resolviendo conflictos de programación, considerando los tiempos de desplazamiento,
informando oportunamente cancelaciones o reagendamientos, alertando sobre retrasos y
confirmando la asistencia de los participantes, para asegurar la atención oportuna de los
temas y el correcto desarrollo de las reuniones.
- Gestionar y hacer seguimiento a la correspondencia interna y externa, física y digital,
administrando y monitoreando su trámite, para garantizar una respuesta oportuna y una
adecuada gestión documental.
- Mantener actualizado el archivo físico y digital de la Vicepresidencia, organizando la
documentación de acuerdo con los canales establecidos, para asegurar el acceso oportuno
y adecuado a la información.
- Atender las solicitudes dirigidas a la Vicepresidencia por cualquier medio, validando y
canalizando la información hacia el Vicepresidente o los Departamentos de la
Vicepresidencia, para asegurar decisiones ágiles y oportunas.
- Coordinar las reuniones de la Junta Directiva, programando los espacios en agenda, gestionando convocatorias, confirmando asistencia, coordinando logística (salas/enlaces, material, soporte) y realizando recordatorios conforme al cronograma definido, con el objetivo de asegurar su realización oportuna y el cumplimiento del calendario de gobierno corporativo.
- Consolidar y poner a disposición de los miembros de la Junta Directiva y de los Comités de apoyo, en los tiempos establecidos, la información requerida para la toma de decisiones, solicitando insumos a las áreas responsables, verificando completitud, consistencia y versionamiento, organizando la documentación según la agenda y publicándola por los canales/repositorios autorizados, con el objetivo de facilitar sesiones informadas y decisiones soportadas dentro del cronograma de reuniones.

Requisitos:
FORMACIÓN ACADÉMICA: Técnico, Tecnólogo o estudiantes de los últimos 2 semestres de carreras administrativas.
CONOCIMIENTOS: Manejo de herramientas ofimáticas: Word, Excel, PowerPoint, Outlook. Deseable conocimiento en nuevas tecnologías que faciliten la gestión. Deseable inglés intermedio.
EXPERIENCIA: Mínimo 2 años de experiencia en cargos administrativos, de apoyo directivo o asistencial ejecutivo. Experiencia comprobada en manejo de agenda ejecutiva y programación de reuniones, gestión de correspondencia y archivo, logística de viajes, eventos y reuniones, apoyo en elaboración de presentaciones e informes y seguimiento de compromisos y reportes para niveles directivos. Deseable experiencia en el sector Bancario.